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Anspruch auf die Überstundenvergütung: Wann mündliche Zusagen nicht reichen

Den Anspruch auf die Überstundenvergütung für über 300 geleistete Stunden forderte eine Arbeitnehmerin vor Gericht ein und stützte sich dabei auf eine telefonische Zusage der gegnerischen Anwältin. Doch wie schwer wiegt ein Wort am Hörer, wenn es um den Nachweis von der geleisteten Mehrarbeit ohne schriftliche Bestätigung geht?

Übersicht:


Zum vorliegenden Urteilstext springen: 11 Sa 420/22

Das Wichtigste im Überblick

  • Gericht: Landesarbeitsgericht Köln
  • Datum: 05.04.2023
  • Aktenzeichen: 11 Sa 420/22
  • Verfahren: Berufung gegen ein Urteil zur Überstundenvergütung
  • Rechtsbereiche: Arbeitsrecht

Eine Angestellte erhält kein Geld für Überstunden ohne schriftliche Zusage oder genaue Tätigkeitsnachweise.

  • Das Gericht verlangt für ein gültiges Zahlungsversprechen zwingend die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform.
  • Die Klägerin bewies nicht, dass der Arbeitgeber die zusätzliche Arbeit ausdrücklich anordnete oder duldete.
  • Einfache Zeitlisten ohne genaue Beschreibung der Aufgaben reichen als Beweis für Überstunden nicht aus.
  • Mündliche Aussagen von Anwälten während Verhandlungen binden den Arbeitgeber nicht automatisch zur Zahlung.
  • Ohne Nachweis der Überstunden entfallen auch höhere Ansprüche auf Urlaubsgehalt oder Bezahlung im Krankheitsfall.

Muss der Arbeitgeber Überstunden bezahlen, wenn sie am Telefon zugesagt wurden?

Es ist der Albtraum vieler Arbeitnehmer: Monate- oder jahrelang leistet man Mehrarbeit, vertraut auf mündliche Absprachen oder ein Kopfnicken des Vorgesetzten, und am Ende verweigert das Unternehmen die Zahlung. Genau dieses Szenario landete vor dem Landesarbeitsgericht Köln. Es ging um viel Geld – konkret um fast 20.000 Euro für über 300 Überstunden. Der Fall zeigt eindrücklich, wie streng die deutschen Gerichte urteilen, wenn es um den Nachweis von der geleisteten Mehrarbeit geht und wie wenig wert eine telefonische Zusage sein kann, wenn sie nicht schriftlich fixiert wurde.

Eine nächtlich beleuchtete Wanduhr über einem einsam verlassenen Schreibtisch mit Aktenordnern und einer Strichliste.
Mündliche Zusagen zur Überstundenvergütung sind ohne schriftliche Fixierung und detaillierte Tätigkeitsnachweise rechtlich meist nicht durchsetzbar. Symbolbild: KI

Im Zentrum des Streits stand eine Angestellte, die seit dem 1. April 2020 für ihr Unternehmen tätig war. Ihr Arbeitsvertrag sah eine monatliche Vergütung von 5.000 Euro brutto vor. Vereinbart war eine regelmäßige Arbeitszeit von 80 Stunden im Monat. Doch die Realität sah offenbar anders aus. Nach Angaben der Mitarbeiterin häuften sich die Stunden massiv an. Als das Arbeitsverhältnis Risse bekam und schließlich in einer Freistellung endete, forderte die Frau die Bezahlung dieser Zeit.

Besonders brisant: Die Angestellte behauptete, die Anwältin des Unternehmens habe ihr am Telefon die Auszahlung fest zugesagt. Das Gericht musste nun klären, ob ein solches Telefonat rechtlich bindend ist und welche Hürden für den Anspruch auf die Überstundenvergütung bestehen. Das Urteil vom 5. April 2023 (Az. 11 Sa 420/22) ist eine deutliche Warnung an alle Beschäftigten, die ihre Arbeitszeit nicht wasserdicht dokumentieren.

Welche Gesetze regeln den Anspruch auf die Überstundenvergütung?

Um den Fall zu verstehen, muss man zunächst einen Blick in das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) werfen. Der Grundsatz scheint simpel: Wer arbeitet, soll dafür bezahlt werden. Doch im Arbeitsrecht ist die Darlegungslast bei den Überstunden extrem streng verteilt. Die rechtliche Basis bildet § 611a BGB in Verbindung mit § 612 BGB. Diese Paragraphen besagen, dass eine Vergütung als stillschweigend vereinbart gilt, wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.

Das Problem liegt jedoch im Detail. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat in ständiger Rechtsprechung (beispielsweise im Urteil vom 04.05.2022, Az. 5 AZR 359/21) festgelegt, dass der Arbeitnehmer im Prozess jede einzelne Überstunde minutiös beweisen muss. Er muss darlegen, dass die Mehrarbeit vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt, geduldet oder zumindest zur Erledigung der geschuldeten Arbeit zwingend notwendig war.

Ein weiterer entscheidender Aspekt in diesem Fall war die Frage, ob eine mündliche Zusage einer Anwältin als Schuldanerkenntnis gilt. Hier greifen die §§ 780 und 781 BGB. Ein abstraktes Schuldversprechen oder ein Schuldanerkenntnis erfordert zwingend die Schriftform (§ 126 BGB). Das bedeutet: Eine Unterschrift unter einem Dokument ist notwendig. Eine E-Mail oder ein Telefonat reichen in der Regel nicht aus, um eine selbstständige Verpflichtung zu begründen, die unabhängig vom ursprünglichen Arbeitsvertrag Bestand hat.

Wie begründete die Angestellte ihre Forderung nach Vergütung?

Die Mitarbeiterin argumentierte, sie habe zwischen November 2020 und Juli 2021 insgesamt 311 Überstunden geleistet. Dies entspräche einem Betrag von 19.437,50 Euro brutto. Hinzu kamen Forderungen für die Nachvergütung für das Urlaubsentgelt und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, da diese Berechnungen durch die fehlende Berücksichtigung der Mehrarbeit zu niedrig ausgefallen seien.

Ihr stärkstes Argument war jedoch nicht nur die Arbeitsleistung an sich, sondern ein Telefonat am 28. Oktober 2021. An diesem Tag habe sie mit der damaligen Prozessbevollmächtigten des Unternehmens, der Zeugin P, telefoniert. In diesem Gespräch habe die Anwältin ihr die Auszahlung der Überstunden zugesagt – für den Fall, dass man sich nicht anderweitig auf eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses einigen könne. Für die Angestellte war dies ein klares Anerkenntnis durch eine Prozessbevollmächtigte.

Sie legte zudem Listen vor, die ihre Arbeitszeiten dokumentieren sollten. Einige dieser Listen waren sogar von Dritten (einem Herrn K und einer Frau S) abgezeichnet worden. Die Angestellte vertrat die Ansicht, dass ihre Aufzeichnungen ausreichten und die Zusage der Anwältin das Unternehmen binde, selbst wenn die Anwältin intern vielleicht gar nicht dazu befugt gewesen wäre.

Das Unternehmen sah das naturgemäß anders. Es bestritt, dass die Anwältin eine verbindliche Zusage gemacht habe. Zudem seien die vorgelegten Stundenaufstellungen völlig unzureichend. Es sei nicht erkennbar, was die Frau in dieser Zeit eigentlich getan habe und warum diese Arbeit notwendig gewesen sei.

Wann ist ein telefonisches Schuldanerkenntnis rechtlich bindend?

Das Landesarbeitsgericht Köln musste das Urteil der Vorinstanz (Arbeitsgericht Aachen) überprüfen und zerlegte die Argumentation der Angestellten Punkt für Punkt. Die Richter prüften zunächst den angeblichen „Deal“ am Telefon und anschließend die Qualität der Arbeitszeitnachweise.

War die telefonische Zusage der Anwältin wirksam?

Die Richter erteilten der Hoffnung auf eine schnelle Zahlung aufgrund des Telefonats eine klare Absage. Selbst wenn die Anwältin am Telefon gesagt hätte, dass die Überstunden bezahlt werden, fehlt es an der gesetzlich vorgeschriebenen Form. Ein sogenanntes abstraktes Schuldanerkenntnis, das eine neue, eigenständige Rechtsgrundlage für eine Zahlung schafft, muss schriftlich erfolgen.

Das konstitutive Schuldanerkenntnis bedarf nach § 781 Satz 1 BGB zu seiner Wirksamkeit der Schriftform. Die Schriftform wird nach § 126 Abs. 1 BGB grundsätzlich durch die eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde gewährt. Daran fehlt es vorliegend.

Ein Telefonat kann niemals die Schriftform ersetzen. Damit war der einfachste Weg für die Angestellte, an ihr Geld zu kommen, versperrt. Das Schriftformerfordernis für ein Schuldanerkenntnis ist eine harte Hürde, die Arbeitnehmer oft unterschätzen.

Hatte die Anwältin einen Rechtsbindungswillen?

Das Gericht ging noch einen Schritt weiter. Selbst wenn man die Formvorschriften außer Acht ließe (etwa bei einem deklaratorischen Anerkenntnis), fehlte es an einem echten Bindungswillen der Anwältin. Die Richter analysierten den Kontext des Gesprächs. Es handelte sich um Verhandlungen über eine gütliche Trennung. In solchen Phasen werden oft Angebote ausgetauscht („Wenn wir uns trennen, zahlen wir X“), aber diese sind meist Teil eines Gesamtpakets und keine isolierten Versprechen.

Die Anwältin hatte die Überstundenlisten zum Zeitpunkt des Telefonats noch gar nicht detailliert geprüft. Es ist lebensfremd anzunehmen, dass eine professionelle Vertreterin eine fast 20.000 Euro schwere Forderung „blind“ anerkennt, ohne die Belege geprüft zu haben. Die Angestellte selbst hatte in einem Schreiben formuliert, die Zahlung sei ihr „in Aussicht gestellt“ worden. Das sprach gegen eine feste Zusage.

Wer trägt die Darlegungslast bei den Überstunden?

Nachdem das „Anerkenntnis“ vom Tisch war, musste die Angestellte ihren Anspruch auf dem harten Weg beweisen: durch den Nachweis von der geleisteten Mehrarbeit gemäß den strengen Regeln des Bundesarbeitsgerichts. Hier scheiterte sie vollständig. Das Gericht erläuterte die Verteilung der Beweislast sehr präzise.

Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts hat der Arbeitnehmer, der die Vergütung von Überstunden fordert, darzulegen und – im Bestreitensfall – zu beweisen, dass er Arbeit in einem die Normalarbeitszeit übersteigenden zeitlichen Umfang verrichtet hat.

Es reicht nicht, einfach zu sagen: „Ich war länger da.“ Der Arbeitnehmer muss vortragen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat und welche Tätigkeit er dabei ausgeübt hat. Das ist notwendig, damit das Gericht prüfen kann, ob die Arbeit überhaupt erforderlich war.

Reichen Excel-Listen als Nachweis für die geleistete Mehrarbeit?

Die von der Angestellten eingereichten Listen fielen bei der Prüfung durch. Für den Zeitraum bis Dezember 2020 fehlten teilweise sogar die Angaben zur täglichen Arbeitszeit. Für das Jahr 2021 waren zwar Beginn und Ende der Arbeit notiert, aber es fehlte die inhaltliche Substanz.

Die Richter bemängelten, dass aus den Listen nicht hervorging, welche konkreten Aufgaben die Frau erledigt hatte. Stand dort nur „Büroarbeit“ oder „Projektarbeit“? Das Gericht verlangt konkrete Tätigkeitsbeschreibungen. Ohne diese Angaben kann der Arbeitgeber gar nicht qualifiziert erwidern („Das hätte nur 10 Minuten dauern dürfen“ oder „Das war gar nicht ihre Aufgabe“). Die bloße Anwesenheit im Betrieb oder im Homeoffice beweist noch keine notwendige Arbeitsleistung. Das Gericht nannte dies eine unzureichende Dokumentation der Arbeitsstunden.

Wann erfolgt eine Zurechnung der Überstunden zum Arbeitgeber?

Selbst wenn die Stunden geleistet wurden, muss eine weitere Hürde genommen werden: Die Zurechnung der Überstunden zum Arbeitgeber. Der Chef muss wissen, dass Überstunden gemacht werden, und dies entweder angeordnet oder zumindest gebilligt haben. Eine „Billigung“ liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Überstunden kennt und nicht einschreitet.

Die Angestellte konnte keine konkrete Anweisung („Bitte arbeiten Sie heute bis 20 Uhr“) vorlegen. Auch eine Billigung ließ sich nicht beweisen. Zwar hatten zwei Personen (Herr K und Frau S) einige Listen abgezeichnet, aber das Gericht wischte dies beiseite. Die Angestellte hatte nicht erklärt, wer diese Personen waren. Hatten sie Personalverantwortung? Waren sie weisungsbefugt? Eine Unterschrift von einem netten Kollegen auf einer Stundenzettel hilft vor Gericht nicht weiter, wenn dieser Kollege keine Arbeitgeberfunktion hat.

Was gilt bei Vertrauensarbeitszeit?

Auch das Argument der Vertrauensarbeitszeit half der Frau nicht. Viele Arbeitnehmer glauben irrtümlich, bei Vertrauensarbeitszeit sei die Dokumentation weniger wichtig. Das Gegenteil ist der Fall. Wenn die Arbeitszeit nicht kontrolliert wird, muss der Arbeitnehmer umso genauer darlegen, wann er was gemacht hat, um zu beweisen, dass die zugewiesenen Aufgaben in der regulären Zeit nicht zu schaffen waren.

Was bedeutet das Urteil für die Dokumentation der Arbeitszeit?

Das Urteil ist eine herbe Niederlage für die Angestellte. Sie erhält weder die 19.437,50 Euro für die Überstunden noch die darauf basierenden Nachzahlungen für Urlaub und Krankheit. Auch die Prozesskosten muss sie tragen.

Für Arbeitnehmer lässt sich aus der Entscheidung eine klare Handlungsanweisung ableiten: Wer Überstunden macht und diese bezahlt haben möchte, muss „buchhalterisch“ denken. Ein privates Excel-Sheet mit „Start: 08:00, Ende: 18:00“ ist vor Gericht im Streitfall fast wertlos. Es bedarf einer detaillierten Tätigkeitsbeschreibung für jede einzelne Überstunde. Zudem sollte jede Anordnung von Mehrarbeit („Bitte machen Sie das heute noch fertig“) dokumentiert werden – am besten per E-Mail.

Noch wichtiger ist die Lehre zum Thema Absprachen: Verlassen Sie sich bei finanziellen Forderungen niemals auf mündliche Aussagen oder Telefonate, auch nicht von Anwälten. Ohne Schriftform ist ein Schuldanerkenntnis oft das Papier nicht wert, auf dem es nicht steht. Wer eine Abgeltung der geleisteten Mehrarbeit sicherstellen will, braucht Tinte auf Papier.


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Die Hürden für den Nachweis von geleisteter Mehrarbeit sind vor deutschen Gerichten extrem hoch, wie dieses Urteil eindrucksvoll zeigt. Unser Fachanwalt für Arbeitsrecht unterstützt Sie dabei, Ihre Arbeitszeiten rechtssicher zu dokumentieren und Ihre Vergütungsansprüche professionell durchzusetzen. Wir prüfen Ihre individuelle Situation und helfen Ihnen, die notwendige Beweislast gegenüber Ihrem Arbeitgeber lückenlos darzulegen.

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Was oft übersehen wird: Telefonate dienen Anwälten häufig nur dazu, unverbindlich Kompromisslinien abzuklopfen, ohne sich haftbar zu machen. Eine mündliche Zusage ist vor Gericht meist wertlos, solange sie nicht schriftlich fixiert oder im Protokoll vermerkt ist. Mandanten interpretieren solche vagen Signale leider oft verfrüht als Sieg, obwohl rechtlich noch gar nichts passiert ist.

Die wahre Hürde im Prozess ist jedoch die rekonstruierte Dokumentation der Arbeitsschritte. Gerichte fordern keine bloßen Zeitangaben, sondern den detaillierten Nachweis, warum genau diese Aufgabe zu jener Zeit zwingend nötig war. Wer hier nicht täglich mitschreibt und sich Anweisungen per E-Mail bestätigen lässt, scheitert fast immer an der strengen Beweislast.


Symbolbild zum Arbeitsrecht-FAQ: Schriftzug 'FAQ' vor einer dynamischen Büroszene mit Bewegungsunschärfe in Blau- und Rottönen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Reicht es rechtlich aus, wenn mein direkter Teamleiter meine Überstundenlisten abzeichnet, oder muss das zwingend eine weisungsbefugte Person aus der Chefetage tun?


NEIN, eine Unterschrift allein reicht rechtlich meist nicht aus. Der Unterzeichner muss weisungsbefugt sein oder eine echte Arbeitgeberfunktion innehaben. Die Abzeichnung durch bloße Teamleiter ohne Personalverantwortung ist vor Gericht oft wirkungslos.

Das Gericht verlangt den Nachweis der Zurechnung zum Arbeitgeber. Unterschriften von Kollegen sind wertlos, wenn deren Befugnisse nicht belegt sind. Nur Personen mit Personalverantwortung können Überstunden rechtlich bindend billigen. Wie im Hauptartikel erläutert, genügen Unterschriften ohne klare Arbeitgeberfunktion nicht für einen Beweis.

Unser Tipp: Prüfen Sie im Arbeitsvertrag Ihres Vorgesetzten, ob dieser formelle Personalverantwortung trägt. Vermeiden Sie Unterschriften von Kollegen ohne Weisungsbefugnis.


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Verliere ich meinen Anspruch auf die Vergütung, wenn ich die Überstunden erst nach Ende des Arbeitsverhältnisses einfordere, weil ich mich zuvor auf mündliche Zusagen verlassen habe?


NEIN, Sie verlieren den Anspruch nicht allein durch den späten Zeitpunkt der Forderung. Das Verlassen auf mündliche Zusagen gefährdet Ihren Anspruch, da ein bindendes Schuldanerkenntnis zwingend die Schriftform erfordert. Mündliche Absprachen sind vor Gericht meist nicht nachweisbar.

Laut Paragraf 781 BGB muss ein Schuldanerkenntnis schriftlich vorliegen. Der Hauptartikel erläutert unter „War die telefonische Zusage der Anwältin wirksam?“, warum Telefonate nicht binden. Ohne Schriftstück müssen Sie jede Überstunde einzeln beweisen. Mündliches Vertrauen befreit Sie nicht von dieser Darlegungslast.

Unser Tipp: Suchen Sie sofort nach schriftlichen Belegen wie E-Mails, die die Zusage bestätigen. Vermeiden Sie das Vertrauen auf rein telefonische Absprachen.


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Welche konkreten Details müssen zwingend in meine Tätigkeitsbeschreibung, damit meine private Zeiterfassung vor Gericht nicht als bloße Anwesenheit abgelehnt wird?


Neben Datum und Uhrzeit müssen Sie zwingend die konkrete Tätigkeit beschreiben. Allgemeine Begriffe wie Büroarbeit reichen nicht aus. Das Gericht benötigt Details für die Erforderlichkeitsprüfung.

Gerichte fordern detaillierte Angaben, um die Notwendigkeit der Arbeitszeit zu prüfen. Reine Zeitangaben beweisen lediglich Ihre Anwesenheit im Betrieb. Der Arbeitgeber muss auf konkrete Aufgabenbeschreibungen inhaltlich reagieren können. Wie im Hauptartikel erläutert, führen pauschale Schlagworte meist zur Ablehnung der Ansprüche.

Unser Tipp: Ergänzen Sie Ihre Zeiterfassung um eine Spalte für konkrete Tätigkeiten. Vermeiden Sie dabei Pauschalbegriffe wie Büroarbeit oder Projektmanagement.


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Was kann ich tun, wenn der Arbeitgeber behauptet, er hätte von meiner täglichen Mehrarbeit gar nichts gewusst und sie daher auch nicht gebilligt?


Sie müssen nachweisen, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit kannte und diese zumindest stillschweigend geduldet hat. Ohne den gerichtsfesten Beleg einer Anordnung oder Billigung bleibt die Vergütungsklage meist erfolglos. Eine bloße Anwesenheit im Betrieb genügt rechtlich nicht.

Der Arbeitgeber haftet nur für Arbeit, die er veranlasst oder bewusst entgegengenommen hat. Wie im Hauptartikel erläutert, setzt die Billigung eine Kenntnis der konkreten Mehrarbeit voraus. Sie müssen darlegen, dass die Aufgaben in der regulären Arbeitszeit nicht schaffbar waren. Dokumentieren Sie daher präzise, welche Anweisungen zu den Überstunden führten.

Unser Tipp: Sichern Sie E-Mails mit knappen Fristen oder schriftliche Arbeitsanweisungen als Beweismittel. Vermeiden Sie die bloße Behauptung, die Arbeit sei notwendig gewesen.


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Wie schütze ich mich vor dem Verlust meiner Ansprüche, wenn im Betrieb Vertrauensarbeitszeit gilt und der Arbeitgeber gar kein offizielles Zeiterfassungssystem anbietet?


Sie schützen Ihre Ansprüche bei Vertrauensarbeitszeit durch eine lückenlose und eigenständige Dokumentation sämtlicher Arbeitsstunden. Ohne offizielles System liegt die volle Beweislast für Überstunden allein bei Ihnen als Arbeitnehmer.

Das Fehlen einer Stempeluhr entbindet Sie rechtlich nicht von Ihrer Darlegungspflicht im Streitfall. Wie im Hauptartikel erläutert, steigen die Anforderungen an Ihre Dokumentation bei fehlender Kontrolle sogar erheblich an. Sie müssen detailliert belegen, dass die zugewiesenen Aufgaben objektiv nicht in der regulären Arbeitszeit leistbar waren.

Unser Tipp: Führen Sie ein privates Schatten-Logbuch über alle Tätigkeiten und Pausen. Vermeiden Sie den Verzicht auf eigene Aufzeichnungen mangels offizieller Vorgaben.


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Das vorliegende Urteil


Az.: 11 Sa 420/22 – Urteil vom 05.04.2023


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