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Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform: Reicht ein Online-Portal aus?

Den Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform fordert eine Verkäuferin seit zwölf Monaten von ihrem Arbeitgeber im Einzelhandel ein. Das Unternehmen setzt auf ein digitales Mitarbeiterportal und eine Konzernbetriebsvereinbarung – die Angestellte legte einen konsequenten Widerspruch gegen die elektronische Übermittlung der Lohnabrechnung ein.

Übersicht:


Zum vorliegenden Urteilstext springen: 9 Sa 575/23

Das Wichtigste im Überblick

  • Gericht: Landesarbeitsgericht Niedersachsen
  • Datum: 16.01.2024
  • Aktenzeichen: 9 Sa 575/23
  • Verfahren: Berufung
  • Rechtsbereiche: Arbeitsrecht

Arbeitgeber müssen Entgeltabrechnungen in Papierform aushändigen, wenn Mitarbeiter der digitalen Bereitstellung in einem Portal ausdrücklich widersprechen.

  • Digitale Postfächer erfüllen zwar die gesetzliche Textform für Abrechnungen.
  • Ohne Zustimmung des Mitarbeiters gilt ein digitales Dokument nicht als zugestellt.
  • Ein ausdrücklicher Widerspruch verpflichtet den Arbeitgeber zur Zusendung per Post.
  • Betriebsvereinbarungen dürfen das individuelle Wahlrecht der Beschäftigten nicht ersetzen.
  • Rein technische Abrufmöglichkeiten im Betrieb heilen die fehlende Einwilligung nicht.

Muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnung in Papierform erteilen?

Ein helles Anmeldefenster auf einem Laptop-Display neben einer leeren Briefablage und einem Notizzettel auf einem Tisch.
Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Lohnabrechnungen in Papierform, sofern sie der digitalen Bereitstellung im Online-Portal widersprechen. Symbolfoto: KI
Die Digitalisierung macht vor den Personalabteilungen nicht halt. Immer mehr Unternehmen verabschieden sich vom klassischen Briefversand und stellen Dokumente in Cloud-Portalen bereit. Doch was passiert, wenn ein Mitarbeiter diesen Weg ablehnt? Kann ein Unternehmen seine Angestellten zwingen, ihre Gehaltsabrechnungen digital abzurufen?

Genau diese Frage musste das Landesarbeitsgericht Niedersachsen klären. Im Zentrum des Streits standen eine Verkäuferin, die auf ihrem Anspruch auf eine Entgeltabrechnung in Papierform beharrte, und ein Handelsunternehmen, das seine Prozesse auf ein digitales Mitarbeiterpostfach umgestellt hatte. Der Fall zeigt exemplarisch, wo die Grenzen der betrieblichen Digitalisierung liegen, wenn individuelle Arbeitnehmerrechte berührt sind.

Der Konflikt: Verkäuferin gegen Handelskonzern

Die Geschichte spielt in einer Filiale in A-Stadt. Hier arbeitet die spätere Antragstellerin als Verkäuferin. Bis zum Februar 2022 erhielt sie ihre monatliche Abrechnung wie gewohnt auf Papier. Doch im Hintergrund hatte der Konzern die Weichen bereits neu gestellt.

Der Arbeitgeber und der Konzernbetriebsrat hatten am 7. April 2021 eine umfassende Konzernbetriebsvereinbarung geschlossen. Das Ziel: Die Einführung eines digitalen Mitarbeiterpostfachs. Die Regelung sah vor, dass nach einer neunmonatigen Übergangsfrist keine Papierdokumente mehr versendet werden sollten. Stattdessen würden alle Dokumente aus dem Abrechnungssystem „Paisy“ in einen externen Cloud-Account hochgeladen. Die Zugangsdaten stellte das Unternehmen bereit.

Für die Verkäuferin war dies keine akzeptable Lösung. Sie widersprach der Umstellung deutlich. Bereits am 22. Mai 2022 sendete sie eine E-Mail an die Personalabteilung und forderte die postalische Zusendung der nachfolgenden Abrechnungen. Doch das Unternehmen blieb hart. Die monatlichen Abrechnungen – beginnend mit der Zahlung vom 30. März 2022 über netto 1.325,57 Euro – landeten ausschließlich im digitalen Postfach.

Der Konflikt eskalierte. Die Verkäuferin schaltete einen Anwalt ein, der den Widerspruch im März 2023 wiederholte. Da das Unternehmen weiterhin die Papierform verweigerte, zog die Angestellte vor das Arbeitsgericht E-Stadt. Nachdem sie dort zunächst unterlegen war, ging der Fall in die nächste Instanz vor das Landesarbeitsgericht Niedersachsen.

Welche Gesetze regeln die digitale Entgeltabrechnung?

Um den Fall juristisch zu durchdringen, muss man zunächst die gesetzlichen Grundlagen verstehen. Die Pflicht zur Abrechnung ist in der Gewerbeordnung (GewO) geregelt.

Nach § 108 der Gewerbeordnung ist dem Arbeitnehmer bei der Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Dieser Paragraph ist der Dreh- und Angelpunkt des gesamten Verfahrens.

Was bedeutet Textform in diesem Kontext?

Der Begriff „Textform“ ist im Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 126b BGB) definiert. Anders als die „Schriftform“, die eine eigenhändige Unterschrift erfordert, genügt für die Textform eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger. Eine PDF-Datei erfüllt diese Anforderung grundsätzlich. Das Gesetz schreibt also nicht zwingend Papier vor, es verlangt aber, dass die Abrechnung „erteilt“ wird.

Das Problem mit dem Zugang

Hier kommt das Zivilrecht ins Spiel. Eine Abrechnung ist eine Willenserklärung bzw. eine geschäftsähnliche Handlung. Damit sie wirksam wird, muss sie dem Empfänger zugehen. Nach § 130 BGB gilt eine Erklärung als zugegangen, wenn sie so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass dieser unter normalen Umständen die Möglichkeit hat, vom Inhalt Kenntnis zu nehmen.

Bei einem Brief ist das einfach: Sobald er im Hausbriefkasten liegt, ist er im Machtbereich. Doch wie verhält es sich bei einem Zugang der Abrechnung im Mitarbeiterpostfach? Gilt eine Datei, die auf einem Server liegt, als „zugegangen“, nur weil der Mitarbeiter ein Passwort dafür erhalten hat?

Die Rolle des Betriebsrats

Zusätzlich kompliziert wurde der Fall durch die Existenz einer Konzernbetriebsvereinbarung. Nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) hat der Betriebsrat in vielen sozialen Angelegenheiten ein Mitbestimmungsrecht. Das Unternehmen argumentierte, dass die kollektive Vereinbarung mit dem Betriebsrat die individuelle Zustimmung der Mitarbeiter ersetze. Ob eine solche Vereinbarung jedoch in das Individualrecht aus der Gewerbeordnung eingreifen darf, war eine der zentralen Fragen für die Richter.

Was spricht für und gegen die digitale Gehaltsabrechnung?

Vor dem Landesarbeitsgericht prallten zwei völlig unterschiedliche Sichtweisen aufeinander. Beide Seiten hatten nachvollziehbare Argumente, die weit über den Einzelfall hinausgehen.

Die Position der Verkäuferin

Die Verkäuferin argumentierte, dass das bloße Hochladen einer Datei keinen Zugang bewirke. Für sie war das digitale Postfach eine fremde Sphäre. Sie betonte, dass sie der Nutzung dieses Portals nie zugestimmt habe.

Ihr Argument war simpel, aber juristisch durchdacht: Eine Information, die irgendwo im Internet bereitliegt, gelangt nicht automatisch in ihren Machtbereich. Sie muss aktiv werden, sich einloggen und die Datei suchen. Da sie dieser Prozedur und dem digitalen Zustellweg durch ihren Widerspruch gegen die digitale Entgeltabrechnung explizit eine Absage erteilt hatte, durfte der Arbeitgeber sie nicht darauf verweisen. Sie verlangte für insgesamt 13 Monate – von März 2022 bis März 2023 – die nachträgliche Aushändigung der Papiere.

Die Haltung des Unternehmens

Das Handelsunternehmen stellte sich auf den Standpunkt, alles rechtlich Notwendige getan zu haben. Man verwies auf die Effizienz und die Modernität des Systems. Die zentrale Verteidigungslinie war die Konzernbetriebsvereinbarung. Das Unternehmen war der Ansicht, dass diese kollektive Regelung eine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung durch jeden einzelnen Mitarbeiter überflüssig mache.

Zudem zog der Konzern einen bildlichen Vergleich: Die Übergabe der Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) sei wie die Übergabe eines Schlüssels zu einem Briefkasten. Da die Verkäuferin den „Schlüssel“ besitze und in der Filiale sogar ein PC zur Verfügung stehe, an dem sie während der Arbeitszeit ihre Abrechnungen prüfen könne, sei der Zugang erfolgt. Dass sie den „Schlüssel“ nicht nutze, sei ihr eigenes Problem.

Wann gilt eine digitale Lohnabrechnung als zugegangen?

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen fällte am 16. Januar 2024 ein wegweisendes Urteil (Az. 9 Sa 575/23). Die Richter gaben der Verkäuferin in vollem Umfang recht und verpflichteten das Unternehmen, die Abrechnungen für alle 13 strittigen Monate in Papierform nachzureichen. Die Begründung des Gerichts ist eine Lehrstunde zum Thema digitaler Zugang.

Analyse Schritt 1: Die Textform ist gewahrt

Zunächst stellten die Richter klar, dass die digitale Bereitstellung per se nicht an der Form scheitert. Das Portal und die darin abgelegten PDF-Dateien erfüllen die Anforderungen an die Textform gemäß § 126b BGB. Die Dateien sind auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert, unabänderbar und lesbar. Wäre die Form das einzige Problem, hätte das Unternehmen gewonnen.

Analyse Schritt 2: Der fehlende Zugang

Das eigentliche Hindernis war jedoch der „Zugang“ im Sinne des Zivilrechts. Das Gericht arbeitete heraus, dass „Erteilen“ einer Abrechnung mehr bedeutet als „Bereitstellen zum Abruf“.

Die bloße Bereitstellung der Abrechnung in einem digitalen Postfach bewirkt noch keinen Zugang. Die Erklärung muss so in den Machtbereich des Empfängers gelangen, dass er unter gewöhnlichen Verhältnissen die Möglichkeit der Kenntnisnahme hat.

Das Gericht differenzierte hier sehr genau. Ein Briefkasten am Haus gehört zweifelsfrei zum Machtbereich des Bewohners. Ein digitaler Speicherplatz auf dem Server eines Drittanbieters gehört aber nicht automatisch dazu. Er wird erst dann zum „digitalen Briefkasten“ des Arbeitnehmers, wenn dieser den Speicherplatz dafür bestimmt hat.

Analyse Schritt 3: Die Notwendigkeit der Einwilligung

Hier liegt der Kern der Entscheidung: Damit ein digitales Postfach als Empfangsvorrichtung gilt, bedarf es einer sogenannten „Empfangswidmung“ durch den Empfänger. Das bedeutet, der Arbeitnehmer muss sein Einverständnis erklären, dass er über diesen Weg rechtlich bedeutsame Dokumente empfangen will.

Im vorliegenden Fall fehlte nicht nur diese Einwilligung – es lag sogar das Gegenteil vor. Die Verkäuferin hatte durch ihre E-Mail im Mai 2022 und durch anwaltliche Schreiben unmissverständlich klargestellt, dass sie diesen Weg nicht akzeptiert.

Ein Zugang durch Bereitstellung im Online-Postfach scheidet aus, wenn der Arbeitnehmer der Nutzung dieser Empfangsvorrichtung ausdrücklich widersprochen hat.

Ohne eine Einwilligung oder bei explizitem Widerspruch bleibt das digitale Postfach für den Arbeitnehmer ein „fremder Ort“. Dass er theoretisch darauf zugreifen könnte, reicht für die Erfüllung des Anspruchs aus dem Paragraphen 108 der Gewerbeordnung nicht aus.

Analyse Schritt 4: Der Vergleich mit dem Briefkastenschlüssel

Das Gericht zerlegte auch die Argumentation des Arbeitgebers bezüglich des „Schlüssel-Vergleichs“. Zwar stimmten die Richter zu, dass Zugangsdaten technisch wie ein Schlüssel funktionieren. Aber: Man kann niemandem einen Schlüssel für ein Schließfach aufdrängen, das dieser gar nicht nutzen will, und dann behaupten, die dort hineingelegte Post sei zugestellt worden.

Der Vergleich hinkt laut dem Gericht an einer entscheidenden Stelle: Ein Hausbriefkasten ist eine verkehrsübliche Einrichtung, die jeder hat. Ein spezielles Cloud-Portal eines Arbeitgebers ist das nicht. Würde man der Argumentation des Unternehmens folgen, müsste ein Bürger theoretisch Dutzende verschiedene „Briefkästen“ (Portale von Versicherungen, Banken, Arbeitgebern) täglich überwachen, nur weil er irgendwann Zugangsdaten erhalten hat. Das, so die Richter, würde den Begriff des Machtbereichs überspannen und wäre für den Empfänger unzumutbar.

Analyse Schritt 5: Die Grenzen der Betriebsvereinbarung

Besonders brisant ist die Entscheidung für das kollektive Arbeitsrecht. Das Gericht stellte klar, dass die Wirkung der Konzernbetriebsvereinbarung ihre Grenzen an den individuellen Rechten der Arbeitnehmer findet.

Der Anspruch auf Abrechnungserteilung ist ein Individualanspruch des Arbeitnehmers. Weder das Betriebsverfassungsgesetz noch andere Normen geben den Betriebsparteien (Arbeitgeber und Betriebsrat) die Macht, über diesen individuellen Anspruch zu verfügen. Eine Betriebsvereinbarung kann technische Abläufe regeln, sie kann aber nicht das gesetzliche Erfordernis eines Zugangs oder einer Einwilligung ersetzen.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG bezieht sich auf Zeit, Ort und Art der Auszahlung der Entgelte. Die Form der Abrechnungserteilung (Papier oder digital) fällt nach Ansicht der niedersächsischen Richter nicht darunter. Damit war der Versuch des Unternehmens, die fehlende Zustimmung der Verkäuferin durch den Vertrag mit dem Betriebsrat zu ersetzen, gescheitert.

Welche Folgen hat das Urteil für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?

Das Urteil des Landesarbeitsgerichts Niedersachsen (Revision wurde zugelassen) hat weitreichende Konsequenzen für die Praxis in deutschen Unternehmen. Es stärkt die Position von Arbeitnehmern, die der digitalen Transformation skeptisch gegenüberstehen, und zwingt Arbeitgeber zu einer differenzierteren Vorgehensweise.

Konkrete Auswirkungen für die Verkäuferin

Für die klagende Verkäuferin bedeutet der Sieg, dass das Unternehmen die Drucker anwerfen muss. Für jeden der 13 Monate, in denen die Abrechnung nur digital bereitgestellt wurde, muss nun ein Papierdokument erstellt und übergeben oder zugesendet werden. Die konkreten Beträge, wie etwa die 1.349,78 Euro netto vom Januar 2023 oder die 1.694,06 Euro vom Juli 2022, müssen nun schwarz auf weiß dokumentiert bei ihr ankommen.

Bedeutung für die Personalpraxis

Unternehmen müssen ihre Prozesse überprüfen. Die Bereitstellung der Abrechnung im Cloud-Account ist zwar zulässig und praktisch, aber sie ist kein rechtssicherer „Selbstläufer“.

  • Freiwilligkeit ist Trumpf: Arbeitgeber sollten sich die ausdrückliche Einwilligung ihrer Mitarbeiter für den digitalen Versand holen.
  • Widerspruch ernst nehmen: Wenn ein Mitarbeiter – wie in diesem Fall – widerspricht, muss ein Prozess für den Papierversand vorgehalten werden.
  • Betriebsvereinbarungen prüfen: Viele Betriebsvereinbarungen enthalten Klauseln zur Zwangsumstellung auf digital. Diese dürften nach diesem Urteil angreifbar sein, wenn sie keine Opt-out-Möglichkeit vorsehen.

Kosten und Risiko

Die Kosten des Rechtsstreits trägt nach der Entscheidung vollständig das Unternehmen. Dies umfasst nicht nur die eigenen Anwaltskosten, sondern auch die der Gegenseite und die Gerichtskosten. Darüber hinaus trägt der Arbeitgeber das Risiko, dass Abrechnungen als „nicht erteilt“ gelten. Dies kann im Zweifel sogar dazu führen, dass Ausschlussfristen nicht zu laufen beginnen, da diese oft an den Zugang einer Abrechnung geknüpft sind.

Das Gericht hat die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen, da der Frage eine grundsätzliche Bedeutung zukommt. Bis zu einer höchstrichterlichen Entscheidung bleibt jedoch festzuhalten: Die Zustellung der Gehaltsabrechnung per Post ist kein Relikt der Vergangenheit, sondern ein durchsetzbares Recht für jeden, der sich dem digitalen Postfach verweigert.


Gericht: Landesarbeitsgericht Niedersachsen
Datum: 16.01.2024
Aktenzeichen: 9 Sa 575/23


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Viele Unternehmen wiegen sich durch Betriebsvereinbarungen in falscher Sicherheit. Doch eine Kollektivregelung kann das individuelle Recht auf Zugang nicht aushebeln, sobald ein Mitarbeiter den digitalen Weg verweigert. Ich rate Mandanten daher dringend, den digitalen Versand entweder direkt im Arbeitsvertrag als Standard zu vereinbaren oder eine separate, nachweisbare Einwilligung einzuholen.

Die wahre Gefahr lauert jedoch in den Ausschlussfristen. Gilt die Abrechnung rechtlich als nicht zugegangen, beginnen die vertraglichen Fristen für Einwände gegen die Zahlung oft gar nicht erst zu laufen. Arbeitgeber riskieren so, dass Lohnforderungen noch lange Zeit später geltend gemacht werden können, nur weil an der falschen Stelle digitalisiert wurde.


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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Gilt mein Anspruch auf Papierform trotz einer Betriebsvereinbarung zur digitalen Abrechnung?


JA, Ihr Anspruch bleibt bestehen. Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen entschied, dass eine Betriebsvereinbarung individuelle Rechte aus der Gewerbeordnung nicht aushebeln darf. Ihr gesetzliches Recht auf die Abrechnung hat Vorrang vor kollektiven Regelungen.

Der Anspruch auf die Abrechnung ist ein höchstpersönliches Recht. Betriebsparteien dürfen nicht eigenmächtig über Ihren privaten Postempfang bestimmen. Wie im Hauptartikel erläutert, findet die Regelungsmacht der Betriebsparteien ihre Grenzen an Ihren individuellen Rechten. Ohne Ihre Zustimmung bleibt die digitale Zwangsumstellung daher unwirksam.

Unser Tipp: Fordern Sie die Papierform unter Hinweis auf das LAG-Urteil schriftlich ein. Vermeiden Sie die bloße Duldung der digitalen Bereitstellung.


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Beginnen Ausschlussfristen auch dann, wenn ich die Abrechnung im Portal niemals öffne?


NEIN. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung beginnt die Ausschlussfrist durch das bloße Hochladen im Portal nicht zu laufen. Rechtlich wirksam ist erst der tatsächliche Zugang des Dokuments.

Der Zugang erfordert, dass die Abrechnung in Ihren Machtbereich gelangt. Ein digitales Postfach zählt ohne Ihre Zustimmung nicht dazu. Das Urteil im Hauptartikel bestätigt diesen fehlenden Zugang. Ohne wirksame Zustellung kann keine Frist für Nachforderungen verstreichen.

Unser Tipp: Widersprechen Sie der rein digitalen Zustellung schriftlich. Vermeiden Sie es, das Portal ohne Vorbehalt zu nutzen.


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Wie widerspreche ich der digitalen Übermittlung rechtssicher, um weiterhin Papierabrechnungen zu erhalten?


Ein formloser, aber nachweisbarer Widerspruch in Textform gegenüber dem Arbeitgeber genügt für die Rechtssicherheit. Sie müssen ausdrücklich erklären, dass Sie das digitale Portal ablehnen und auf die Papierform bestehen. Dadurch verliert das Online-Postfach seine rechtliche Funktion als Empfangsvorrichtung.

Das Gericht verlangt für eine wirksame Weigerung keine spezielle Form. Laut der Analyse in Schritt 3 reichte eine E-Mail an die Personalabteilung bereits aus. Dieser dokumentierte Widerspruch verhindert, dass digitale Dokumente als rechtlich zugestellt gelten. Ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung bleibt die Papierform die gesetzliche Verpflichtung des Arbeitgebers.

Unser Tipp: Senden Sie eine E-Mail mit dem Betreff Widerspruch digitale Gehaltsabrechnung an Ihre Personalabteilung. Vermeiden Sie rein mündliche Absprachen ohne schriftlichen Nachweis.


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Wie erhalte ich meine Abrechnung, wenn der Portalzugang nach der Kündigung sofort gesperrt wird?


Der Arbeitgeber muss Ihnen die Abrechnung zwingend in Papierform oder per E-Mail zusenden. Mit der Sperrung des Portals entfällt die Zugriffsmöglichkeit, weshalb der Arbeitgeber die Dokumente nun anderweitig zustellen muss. Die gesetzliche Pflicht zur Erteilung der Abrechnung bleibt trotz der Kündigung bestehen.

Die digitale Bereitstellung ist rechtlich wertlos, wenn Sie keinen Zugriff mehr auf das System haben. Wie im Hauptartikel erläutert, gleicht die Portalsperrung dem Entzug eines Schließfachschlüssels. Ohne diesen Schlüssel können Ihnen Dokumente nicht rechtssicher zugehen. Der Arbeitgeber trägt das Zustellungsrisiko und muss nun eine physische Zustellung wählen.

Unser Tipp: Fordern Sie fehlende Abrechnungen schriftlich unter Fristsetzung per Post an. Vermeiden Sie endlose Diskussionen über die Wiederherstellung Ihres Portalzugangs.


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Darf der Arbeitgeber Gebühren für den Postversand verlangen, wenn ich die Online-Abrechnung ablehne?


NEIN. Der Arbeitgeber darf keine Gebühren für den Postversand der Entgeltabrechnung verlangen. Die Erteilung der Abrechnung ist eine gesetzliche Pflicht des Unternehmens. Sie müssen für die Erfüllung dieser Pflicht nicht bezahlen.

Gemäß § 108 GewO ist der Arbeitgeber zur Erteilung einer Abrechnung in Textform verpflichtet. Diese gesetzliche Pflicht umfasst zwingend auch die Tragung der anfallenden Versandkosten.

Wie im Hauptartikel dargelegt, trägt das Unternehmen laut aktuellen Urteilen sämtliche Kosten für die Erfüllung dieser Pflicht. Eine Abwälzung der Gebühren auf Arbeitnehmer ist daher unzulässig.

Unser Tipp: Widersprechen Sie Porto-Abzügen auf Ihrer Lohnabrechnung schriftlich unter Berufung auf § 108 GewO. Vermeiden Sie: Die stille Hinnahme solcher unzulässigen Gebühren.


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Das vorliegende Urteil


Az.: 9 Sa 575/23 – Urteil vom 16.01.2024


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