Gehaltsabrechnung: § 108 – Abrechnung des Arbeitsentgelts Gewerbeordnung
Jeder Arbeitnehmer freut sich im Endeffekt auf den Tag, an dem das Arbeitsentgelt von dem Arbeitgeber überwiesen wird. In der Regel wird die Auszahlung des Arbeitsentgeltes durch die Lohnabrechnung vorab schon angekündigt, was für viele Arbeitnehmer gleichbedeutend ist mit dem Licht am Ende des Tunnels. Die finanziellen Verpflichtungen steigen stetig an und durch die Gehaltsabrechnung und dem damit verbundenen Arbeitsentgelt kann dem nicht selten strapaziertem Konto mal ein wenig Entspannung geboten werden. Dementsprechend gut gelaunt sind die Arbeitnehmer auch, wenn sich die Zeit nähert, an dem der Arbeitgeber die Lohn- und Gehaltsabrechnungen an die Arbeitnehmer verteilt. Sollte der Arbeitgeber diese Abrechnungen nicht verteilen, kommt bei einigen Arbeitnehmern direkt Panik auf. Die Frage, ob eine Lohnabrechnung überhaupt verpflichtend für den Arbeitgeber ist, steht dann natürlich im Vordergrund.
Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat das Recht darauf, eine Gehaltsabrechnung von dem Arbeitgeber zu erhalten. Dementsprechend ist der Arbeitgeber auch dazu verpflichtet, eine entsprechende Abrechnung zu erstellen und diese Abrechnung dem Arbeitnehmer zuzuleiten. In dieser Lohnabrechnung müssen überdies gewisse Angaben enthalten sein.
Welche Angaben müssen zwingend enthalten sein?
Die Lohnabrechnung sowie deren Inhalt wird in der Gewerbeordnung (GewO), genauer gesagt in dem § 108 GewO, genauer aufgeführt. In diesem Paragrafen ist auch genau aufgeführt, welche Mindestangaben in einer Gehaltsabrechnung zwingend enthalten sein müssen. Gem. § 108 GewO muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Gehaltsabrechnung in Textform zukommen lassen. Wenn ein Arbeitgeber aufgrund des Umweltschutzes oder aufgrund von organisatorischen Abläufen dem Arbeitnehmer die Abrechnung per E-Mail zukommen lässt, so ist dieses Verhalten dem Grundsatz nach gesetzeskonform. Auf Wunsch des Arbeitnehmers jedoch muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Abrechnung in Papierform übermitteln.
Durch die Lohnabrechnung soll der Arbeitnehmer dazu befähigt werden, einen Aufschluss über sein Arbeitsentgelt zu erhalten. Dementsprechend muss die Lohnabrechnung auch zwingend den genauen Abrechnungszeitraum sowie auch die genaue Zusammensetzung des Lohns enthalten. Dies soll möglichst in einer Form geschehen, welche von dem Arbeitnehmer nachvollzogen werden kann. Es ist für den Arbeitgeber jedoch keine Verpflichtung, eine derartige Abrechnung jedes Mal aufs Neue auszustellen. Eine Veränderung muss nur dann vorgenommen werden, wenn sich die entsprechenden Daten der Gehaltsabrechnung im Vergleich zu der vorherigen Abrechnung auch tatsächlich verändert haben. Die meisten Arbeitgeber in Deutschland haben die Erstellung einer Gehaltsabrechnung direkt an ein externes Unternehmen ausgelagert, welche die entsprechenden Abrechnungen dann dem Arbeitnehmer zukommen lassen.
Die Angaben einer Gehaltsabrechnung im Überblick
- die allgemeinen Daten zu dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer
- die Bestandteile des Entgeltes
- die Höhe sowie Art von Zulagen oder Zuschlägen
- die Höhe sowie Art der anderweitigen bzw. sonstigen Vergütungen
- die Art und Höhe der Abgaben
- die Art und Höhe der Abschlagszahlungen
- die Art und Höhe von etwaig erfolgten Vorschüssen
Im Hinblick auf die Beiträge, welche als abgabepflichtig gelten, muss gesagt werden, dass diese von dem Arbeitgeber einbehalten werden. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer lediglich den sogenannten Nettolohn von dem Arbeitgeber ausgezahlt erhält. Der Arbeitgeber führt diese Beiträge im Namen von dem Arbeitnehmer an die jeweilig zuständigen Behörden ab. Auch eine Abgabe an die Krankenkassen erfolgt seitens des Arbeitgebers in dem Namen von dem Arbeitnehmer. Gleichermaßen verhält es sich auch mit den Lohnnebenkosten.
Ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, eine entsprechende Abrechnung zu erstellen?
Da ein Arbeitnehmer die Lohnabrechnung für Lohnsteuerabrechnung mit dem Finanzamt benötigt besteht für den Arbeitgeber die gesetzliche Verpflichtung, diese Abrechnung zur Verfügung zu stellen. In der gängigen Praxis kommen die Arbeitgeber dieser Verpflichtung auch nach. Es kann jedoch durchaus in Einzelfällen sein, dass ein Arbeitgeber diese Verpflichtung eher nebensächlich ansieht und den Arbeitnehmer diesbezüglich vertröstet. Die gesetzliche Verpflichtung für den Arbeitgeber ergibt sich jedoch aus der Gewerbeordnung heraus.
Zu welchem Zeitpunkt muss die Lohnabrechnung erfolgen?
Bezüglich des Zeitraums, an dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung zur Verfügung stellen muss, gibt es durchaus klare gesetzliche Regelungen. Der Gesetzgeber in Deutschland schreibt vor, dass die entsprechende Abrechnung wahlweise mit dem 15. Tag oder mit dem letzten Monatstag durch den Arbeitgeber erstellt und dem Arbeitnehmer zugeleitet werden muss. Der Arbeitgeber ist zudem dazu verpflichtet, jedem Arbeitnehmer eine sogenannte personalisierte Abrechnung zuzuleiten. Dies bedeutet, dass es gesetzlich nicht zulässig ist, die entsprechende Abrechnung eines Arbeitnehmers einfach so öffentlich und für alle anderen Arbeitnehmer einsehbar auszulegen.
Wie sollte sich ein Arbeitnehmer verhalten, wenn der Arbeitgeber keine Lohnabrechnung zur Verfügung stellt
Sollte ein Arbeitgeber seiner Verpflichtung, dem Arbeitnehmer die Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen, nicht nachkommen ist dies nicht gerade ein Musterbeispiel für Seriosität. Obgleich die Verdachtsäußerung, dass der Arbeitgeber für das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer keine Lohnnebenkosten oder gar Sozialversicherungsbeiträge abführt, stets mit sehr großer Vorsicht behandelt werden sollte, lässt ein derartiges Verhalten doch darauf schließen. Dies ist jedem seriösen Arbeitgeber auch durchaus bewusst, sodass die Thematik Lohnabrechnung mit einer gewissen Sensibilität behandelt wird. Sollte dementsprechend eine Lohnabrechnung nicht erfolgen ist es durchaus sehr ratsam, zunächst das Gespräch zu suchen. Es ist ja auch durchaus denkbar, dass diesbezüglich ein Fehler geschehen ist. Gerade dann, wenn ein externes Unternehmen von dem Arbeitgeber mit der Erstellung der Lohnabrechnung beauftragt wurde, kann die fehlende Lohnabrechnung durchaus unterschiedliche Gründe haben. Durch ein Gespräch mit dem Arbeitgeber wird dem Arbeitgeber die Gelegenheit gegeben, den Grund für den Fehler zu suchen und den Fehler dann zu beheben.
In dem Gespräch sollte der Arbeitgeber dann gebeten werden, die Lohnabrechnung schnellstmöglich zu erstellen. Sollte ein Arbeitgeber jedoch grundsätzlich den Unwillen zur Erstellung einer Lohnabrechnung äußern ist der Arbeitnehmer in der rechtlich sicheren Position, auf die Erstellung einer derartigen Abrechnung hartnäckig zu bestehen.
Fehlende Gehaltsabrechnungen – Kein Einzelfall
Die Thematik Lohnabrechnung sorgt nicht selten für Streitigkeiten zwischen einem Arbeitgeber und einem Arbeitnehmer. Viele Arbeitgeber sowie auch Arbeitnehmer vertreten den Standpunkt, dass die Zahlung des Arbeitsentgeltes im Vergleich zu der Lohnabrechnung die höhere Priorität hat. Das Motto „dieses Papier ist doch egal, wichtig ist, dass das Geld auf dem Konto eingeht“ ist zwar in gewisser Hinsicht durchaus nachvollziehbar, allerdings ist diese Sichtweise zu kurz gegriffen. Durch diese Sichtweise wird die Wichtigkeit der Lohnabrechnung völlig falsch eingeschätzt. Diese Wichtigkeit der Gehaltsabrechnung wird für einen Arbeitnehmer spätestens dann deutlich, wenn im privaten Rahmen irgendeine Anschaffung mittels eines Kredits oder per Ratenzahlung getätigt werden soll.
Durch die Gehaltsabrechnung kann ein Arbeitnehmer als privater Konsument gegenüber dem Kreditgeber bzw. dem Anbieter nachweisen, dass ein aktives Arbeitsverhältnis besteht und dass aus diesem aktiven Arbeitsverhältnis heraus auch ein Arbeitseinkommen erzielt wird. Nicht selten möchten Kreditgeber, und nichts anderes sind Anbieter von Produkten mit Ratenzahlungsoption im Endeffekt, nicht nur eine einzige Gehaltsabrechnung als Nachweis erhalten. Je nachdem, wie hoch die Kredithöhe letztlich ausfällt, fordern manche Anbieter sogar die letzten drei Gehaltsabrechnung als Nachweis ein. Hat ein Arbeitnehmer nunmehr im Verlauf des Arbeitsverhältnisses von dem Arbeitgeber niemals oder nur sehr sporadisch eine Gehaltsabrechnung erhalten, so wird es spätestens zu diesem Zeitpunkt mit der Erbringung des Nachweises sehr schwierig.
Diesen Gedanken sollte im Endeffekt jeder Arbeitnehmer, wenn er die Gehaltsabrechnung erhält, im Hinterkopf behalten. In der gängigen Praxis lässt sich sehr häufig ein sehr schluderhafter Umgang eines Arbeitnehmers mit der Gehaltsabrechnung beobachten. Auch aus der Sicht des Arbeitgebers heraus ist dieses Verhalten überaus ärgerlich. In einem Unternehmen erfolgt nicht selten die Bezahlung der Arbeitnehmer auf unterschiedliche Art und Weise. Manch ein Arbeitnehmer erhält in einem Unternehmen ein höheres Arbeitsentgelt als ein anderer Arbeitnehmer. Durch die personalisierte Abrechnung soll verhindert werden, dass ein Arbeitnehmer Kenntnis von der Höhe des Arbeitsentgeltes des anderen Arbeitnehmers erhält. Für den Betriebsfrieden ist die personalisierte Abrechnung daher immens wichtig, da auf diese Weise auch „Neiddebatten“ zwischen den Arbeitnehmern verhindert werden können. Es liegt daher durchaus auch im Interesse des Arbeitgebers, dass alle Arbeitnehmer einen entsprechend sensibilisierten Umgang mit der Gehaltsabrechnung an den Tag legen.
Sollte der Arbeitgeber jedoch partout keine Gehaltsabrechnung ausstellen, so kann der Arbeitnehmer diese einfordern. Die Einforderung sollte, nachdem zuvor das Gespräch gesucht wurde, in schriftlicher Form als Abmahnung mit Fristsetzung erfolgen. Der Arbeitnehmer mahnt das gesetzeswidrige Verhalten des Arbeitgebers ab und fordert eine Veränderung des Verhaltens. Kommt der Arbeitgeber dieser Aufforderung nicht nach, sollte der Arbeitnehmer den Gang zu einem erfahrenen Rechtsanwalt antreten.
