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Entfernungsanspruch einer Abmahnung aus Personalakte

In Rheinland-Pfalz hat ein Staplerfahrer seinen Kampf gegen eine Abmahnung vor Gericht verloren. Trotz langjähriger Betriebszugehörigkeit wog sein Fehlverhalten bei der Container-Einlagerung zu schwer. Das Gericht bestätigte die Rechtmäßigkeit der Abmahnung, da der Fahrer versucht hatte, seinen Fehler durch eine weitere Falschbuchung zu vertuschen. Damit scheiterte der Versuch, die Abmahnung wegen angeblich unverhältnismäßiger Dauer zwischen Vorfall und Abmahnung anzufechten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Gericht: Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz
  • Datum: 21.03.2024
  • Aktenzeichen: 5 Sa 34/23
  • Verfahrensart: Berufungsverfahren im Arbeitsrecht bezüglich der Wirksamkeit einermahnung
  • Rechtsbereiche: Arbeitsrecht
  • Beteiligte Parteien:
    • Kläger: Langjährig beschäftigter Staplerfahrer, der gegen die Wirksamkeit der Abmahnung vom 23. Mai 2022 vorgeht
    • Beklagte: Das Unternehmen, das Bremselemente für Kraftfahrzeuge herstellt und die umstrittene Abmahnung ausgesprochen hat
  • Um was ging es?
    • Sachverhalt: Streitgegenstand ist die Wirksamkeit einer Abmahnung, die dem Kläger am 23. Mai 2022 erteilt wurde. Der Kläger, der seit 1995 beim Arbeitgeber beschäftigt ist und in Dauernachtschicht arbeitet, war zuvor bereits in einen Rechtsstreit über frühere Abmahnungen verwickelt.
    • Kern des Rechtsstreits: Die Frage, ob die Abmahnung den arbeitsrechtlichen Anforderungen genügt und damit wirksam ist
  • Was wurde entschieden?
    • Entscheidung: Die Berufung der Beklagten wurde stattgegeben, das frühere Urteil wurde abgeändert und die Klage abgewiesen
    • Folgen: Der Kläger trägt die Kosten des Rechtsstreits; eine Revision wurde nicht zugelassen

Ungerechtfertigte Abmahnung: Rechte und Möglichkeiten zur Korrektur der Personalakte

Eine ungerechtfertigte Abmahnung in der Personalakte kann weitreichende arbeitsrechtliche Konsequenzen haben. Arbeitnehmerrechte und das Recht auf Berichtigung sichern zudem, dass fehlerhafte Einträge – etwa durch die Möglichkeit, die Personalakte einzusehen – korrigiert werden können.

Mit Ansprüchen wie Entfernungsanspruch Abmahnung und Abmahnung löschen – oder einer Klage gegen Abmahnung – wird deutlich, wie zentral der Datenschutz Personalakte sowie der Kündigungsschutz sind. Ein konkreter Fall liefert hierzu praxisnahe Einblicke.

Der Fall vor Gericht


Staplerfahrer verliert Klage gegen Abmahnung nach falscher Container-Einlagerung

Gabelstaplerfahrer gibt falsche Daten in das System eines deutschen Logistiklagers ein, um einen Fehler zu vertuschen.
Rechtmäßigkeit der Abmahnung eines Staplerfahrers | Symbolbild: Imagen3 gen.

Das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz hat am 21. März 2024 die Klage eines Staplerfahrers gegen eine betriebliche Abmahnung abgewiesen. Der seit 1995 bei einem Hersteller von Bremselementen beschäftigte Mitarbeiter hatte gegen eine Abmahnung vom Mai 2022 geklagt, die ihm wegen Fehlern bei der Einlagerung von Containern erteilt worden war.

Mehrfache Verstöße gegen Arbeitsanweisungen nachgewiesen

In der Nachtschicht vom 13. Oktober 2021 kam es zu einer Verkettung von Fehlern. Der Staplerfahrer transportierte zunächst einen Container mit der Nummer 573 zum Hochregallager, quittierte im System jedoch fälschlicherweise die Nummer 574. Als ein Kollege die Verwechslung bemerkte und den Staplerfahrer darauf ansprach, ignorierte dieser den Hinweis. Stattdessen bewegte er einen weiteren Container ohne gültigen Transportauftrag – ein klarer Verstoß gegen betriebliche Vorgaben. Er verschlimmerte die Situation, indem er auch diesen Container unter einer falschen Nummer im System verbuchte.

Aufwändige Korrekturmaßnahmen erforderlich

Die falschen Einlagerungen machten eine sofortige Sperrung der betroffenen Lagerplätze notwendig. Die Fehlbuchungen mussten in der folgenden Frühschicht aufwändig korrigiert werden, um Falschlieferungen an Kunden zu verhindern. Der Vorgesetzte wurde nicht vom Staplerfahrer selbst, sondern von seinem Kollegen über die Probleme informiert.

Gericht bestätigt Rechtmäßigkeit der Abmahnung

Das Landesarbeitsgericht sah die Abmahnung als rechtmäßig an. Die Zeugenaussagen des Vorgesetzten und eines Kollegen bestätigten die Vorwürfe in vollem Umfang. Das Gericht wertete das Verhalten des Staplerfahrers als bewusstes Vertuschen des ersten Fehlers durch eine weitere Falschbuchung. Die Tatsache, dass durch das schnelle Eingreifen der Kollegen kein Schaden entstanden war, entlastete den Staplerfahrer nicht.

Zeitspanne zwischen Vorfall und Abmahnung unerheblich

Das Gericht widersprach der erstinstanzlichen Entscheidung des Arbeitsgerichts Mainz, das die Abmahnung wegen der mehr als siebenmonatigen Zeitspanne zwischen Vorfall und Ausspruch für unverhältnismäßig gehalten hatte. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts unterliegt eine Abmahnung keiner zeitlichen Begrenzung. Die Beklagte durfte den Ausgang eines anderen Abmahnungsprozesses mit demselben Mitarbeiter abwarten, bevor sie die neue Abmahnung aussprach.


Die Schlüsselerkenntnisse

Das Landesarbeitsgericht stellt klar, dass es keine feste zeitliche Grenze für die Erteilung einer Abmahnung gibt. Eine Abmahnung kann auch mehrere Monate nach dem Vorfall noch wirksam ausgesprochen werden, solange der Sachverhalt noch nachvollziehbar ist. Dies widerspricht der Auffassung des Arbeitsgerichts erster Instanz, das eine Frist von 7 Monaten als zu lang angesehen hatte.

Was bedeutet das Urteil für Sie?

Als Arbeitnehmer müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Arbeitgeber auch noch nach mehreren Monaten eine Abmahnung aussprechen kann. Eine Abmahnung wird nicht allein deshalb unwirksam, weil zwischen dem Vorfall und der Abmahnung eine längere Zeit verstrichen ist. Achten Sie deshalb besonders darauf, mögliche Vorkommnisse am Arbeitsplatz zu dokumentieren. Bewahren Sie relevante Unterlagen und Nachweise auf, die Ihre Position stützen können. Bei einer späteren Abmahnung können Sie so den Sachverhalt aus Ihrer Sicht besser darstellen und sich effektiv wehren.

Benötigen Sie Hilfe?

Ist Ihre Abmahnung im Arbeitsverhältnis rechtlich belastbar?

Eine betriebliche Abmahnung berührt wesentliche Fragen der Arbeitsorganisation und Compliance. Besonders wenn Unstimmigkeiten im Umgang mit Arbeitsanweisungen und der Dokumentation von Fehlern auftreten, sind oft zahlreiche Aspekte zu berücksichtigen, die eine differenzierte Analyse erfordern.

Wir bieten Ihnen eine gründliche Prüfung Ihrer individuellen Situation. Dabei stellen wir sicher, dass sämtliche Aspekte des Sachverhalts objektiv betrachtet und Ihre berechtigten Interessen gewahrt werden. So können Sie Klarheit über Ihre Rechte erhalten und den nächsten Schritt in die richtige Richtung gehen.

Ersteinschätzung anfragen

Häufig gestellte Fragen zum Thema

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Welche formalen Voraussetzungen muss eine rechtmäßige Abmahnung erfüllen?

Eine rechtmäßige Abmahnung erfordert die Einhaltung bestimmter formaler Voraussetzungen, damit sie ihre juristische Wirksamkeit entfaltet.

Form der Abmahnung

Die Abmahnung kann grundsätzlich formfrei erfolgen – sie ist sowohl mündlich als auch schriftlich oder per E-Mail möglich. Aus Beweisgründen ist jedoch die Schriftform zu empfehlen.

Inhaltliche Anforderungen

Eine wirksame Abmahnung muss folgende Elemente enthalten:

  • Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens mit genauen Angaben zu Datum, Uhrzeit und Ort
  • Eindeutige Bezeichnung des Vertragsverstoßes mit Verweis auf die verletzten Pflichten
  • Aufforderung zur künftigen Vertragstreue
  • Androhung von Konsequenzen für den Wiederholungsfall, insbesondere der möglichen Kündigung

Zeitliche Vorgaben

Eine gesetzliche Frist für die Erteilung einer Abmahnung existiert nicht. Allerdings sollte die Abmahnung zeitnah nach dem Vorfall ausgesprochen werden. Als Faustregel gilt ein Zeitraum von etwa 14 Tagen nach Kenntnisnahme des Vorfalls durch den Arbeitgeber.

Funktionen der Abmahnung

Eine rechtmäßige Abmahnung erfüllt drei wesentliche Funktionen:

Dokumentationsfunktion: Das Fehlverhalten wird schriftlich festgehalten.

Rügefunktion: Der Arbeitnehmer wird auf sein Fehlverhalten hingewiesen.

Warnfunktion: Dem Arbeitnehmer werden die Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten aufgezeigt.

Besonderheiten bei schweren Verstößen

Bei besonders schwerwiegenden Verstößen kann ausnahmsweise auf eine Abmahnung verzichtet werden. Dies gilt insbesondere bei:

  • Straftaten im Arbeitsverhältnis
  • Schweren Verstößen im Vertrauensbereich
  • Situationen, in denen eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist

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Wie lange darf der Zeitraum zwischen Vorfall und Abmahnung sein?

Eine gesetzlich festgelegte Frist für den Ausspruch einer Abmahnung existiert nicht. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich nicht an bestimmte zeitliche Vorgaben gebunden, wenn er eine Abmahnung aussprechen möchte.

Empfohlene Zeitspanne

Als Faustregel gilt in der arbeitsrechtlichen Praxis eine Zeitspanne von etwa zwei Wochen nach Kenntniserlangung des Vorfalls durch den Arbeitgeber. Diese Orientierung leitet sich aus der gesetzlichen Regelung des § 626 Abs. 2 S. 1 BGB ab, die für außerordentliche Kündigungen eine Zwei-Wochen-Frist vorsieht.

Verwirkung des Abmahnungsrechts

Das Recht zur Abmahnung kann jedoch verwirkt sein, wenn:

  • der Arbeitgeber nach einem Vorfall sehr lange untätig bleibt
  • der Arbeitnehmer nach Treu und Glauben davon ausgehen durfte, dass sein Verhalten nicht mehr gerügt wird
  • der Arbeitgeber den Vorfall bereits durch eine mildere Maßnahme wie eine Ermahnung behandelt hat

Besonderheiten bei Sicherheitsverstößen

Bei schwerwiegenden Verstößen, wie etwa gegen Sicherheitsvorschriften beim Staplerfahren, kann der Arbeitgeber sich mehr Zeit mit der Abmahnung lassen. Die Schwere des Pflichtverstoßes spielt bei der Beurteilung der angemessenen Zeitspanne eine wichtige Rolle. Wenn Sie als Staplerfahrer beispielsweise gegen Sicherheitsbestimmungen verstoßen, kann eine Abmahnung auch nach längerer Zeit noch gerechtfertigt sein, da es sich um besonders schwerwiegende Pflichtverletzungen handelt.


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Welche Möglichkeiten hat ein Arbeitnehmer, sich gegen eine Abmahnung zu wehren?

Als Arbeitnehmer stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, sich gegen eine Abmahnung zu wehren.

Gegendarstellung einreichen

Sie können eine schriftliche Gegendarstellung verfassen, die Ihre Sicht der Dinge darlegt. Diese Gegendarstellung muss der Arbeitgeber zusammen mit der Abmahnung in Ihrer Personalakte aufbewahren. Für die Einreichung einer Gegendarstellung gibt es keine zeitliche Befristung.

Widerspruch einlegen

Ein formeller Widerspruch gegen die Abmahnung ist möglich. Der Widerspruch sollte das abgemahnte Verhalten konkret ansprechen und Ihre Position mit Argumenten und möglichen Beweisen untermauern. Eine Unterschrift unter die Abmahnung ist nicht erforderlich – im Gegenteil kann eine Unterschrift sogar nachteilig sein, da Sie damit möglicherweise den Sachverhalt anerkennen.

Entfernung aus der Personalakte fordern

Wenn die Abmahnung unrichtig ist oder formale Mängel aufweist, können Sie die Entfernung aus der Personalakte verlangen. Dies ist insbesondere in folgenden Fällen möglich:

  • Die Abmahnung enthält unrichtige Tatsachenbehauptungen
  • Der Inhalt ist zu unbestimmt
  • Die Abmahnung verletzt den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit

Betriebsrat einschalten

Wenn es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat gibt, können Sie sich an diesen wenden. Der Betriebsrat hat zwar kein Mitbestimmungsrecht bei Abmahnungen, kann aber die Rechtmäßigkeit prüfen und Sie unterstützen.

Prüfung der inhaltlichen Voraussetzungen

Eine Abmahnung muss bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllen:

  • Das Fehlverhalten muss konkret beschrieben sein
  • Der Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten muss benannt werden
  • Eine klare Aufforderung zur Verhaltensänderung muss enthalten sein
  • Die möglichen Konsequenzen bei erneutem Fehlverhalten müssen aufgezeigt werden

Fehlt einer dieser Punkte, können Sie die Unwirksamkeit der Abmahnung geltend machen.


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Unter welchen Bedingungen muss eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden?

Entfernung einer ungerechtfertigten Abmahnung

Bei einer rechtswidrig erteilten Abmahnung haben Sie einen sofortigen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte. Eine Abmahnung gilt als rechtswidrig, wenn sie:

  • inhaltlich unbestimmt und nicht konkret ist
  • unwahre Tatsachenbehauptungen enthält
  • das Verhalten rechtlich unzutreffend bewertet

Der Anspruch auf Entfernung basiert in diesen Fällen auf §§ 242, 1004 Absatz 1 BGB.

Entfernung einer berechtigten Abmahnung

Eine zu Recht erteilte Abmahnung kann nur unter bestimmten Voraussetzungen aus der Personalakte entfernt werden. Dies ist möglich, wenn:

  • das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis komplett bedeutungslos geworden ist
  • die Abmahnung für zukünftige Entscheidungen wie Beförderungen oder Gehaltserhöhungen keine Rolle mehr spielt
  • nach einer Interessenabwägung der weitere Verbleib in der Personalakte unzumutbare Nachteile für Sie mit sich bringen würde

Zeitliche Aspekte

Eine starre Frist für die Entfernung einer Abmahnung existiert nicht. Die früher gängige Praxis einer automatischen Entfernung nach zwei bis drei Jahren gilt nicht mehr. Stattdessen muss im Einzelfall geprüft werden, ob die Abmahnung noch relevant ist.

Besonderheiten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses können Sie die Entfernung der Abmahnung aus datenschutzrechtlichen Gründen gemäß Art. 17 DSGVO verlangen. Dies gilt, sofern keine arbeitsrechtlichen Streitigkeiten mehr anhängig sind und kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an der weiteren Aufbewahrung besteht.


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Welche Rolle spielt die Verhältnismäßigkeit bei der Bewertung einer Abmahnung?

Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist ein zentrales Kriterium für die Rechtmäßigkeit einer Abmahnung. Eine Abmahnung muss stets in einem angemessenen Verhältnis zum Fehlverhalten des Arbeitnehmers stehen.

Grundsätzliche Bedeutung der Verhältnismäßigkeit

Die Verhältnismäßigkeit einer Abmahnung bedeutet, dass die Maßnahme geeignet, erforderlich und angemessen sein muss. Nicht jeder noch so kleine Vertragsverstoß rechtfertigt eine Abmahnung. Bei der Bewertung kommt es auf den konkreten Einzelfall an, wobei auch die Summe mehrerer kleiner Verstöße eine Abmahnung rechtfertigen kann.

Verhältnismäßigkeit in der Praxis

Eine Abmahnung ist unverhältnismäßig und damit unwirksam, wenn:

  • Es sich um bloße „Lächerlichkeiten und Kleinigkeiten“ handelt
  • Der Arbeitnehmer in seinem Persönlichkeitsrecht verletzt wird
  • Die Abmahnung ehrverletzende Behauptungen enthält

Ein praktisches Beispiel verdeutlicht dies: Wenn ein Arbeitnehmer einmalig zwei Minuten zu spät zur Arbeit erscheint, wäre eine Abmahnung unverhältnismäßig. Anders verhält es sich bei wiederholten Verspätungen – hier kann die Summe der Verstöße eine Abmahnung rechtfertigen.

Rechtliche Konsequenzen der Verhältnismäßigkeitsprüfung

Die Verhältnismäßigkeit einer Abmahnung unterliegt der gerichtlichen Kontrolle. Ist eine Abmahnung unverhältnismäßig, haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte. Der Arbeitgeber trägt dabei die Beweislast für die Verhältnismäßigkeit der Abmahnung.

Wichtig ist: Eine Abmahnung ist nicht automatisch unverhältnismäßig, nur weil ein leichter Pflichtverstoß vorliegt. Sie stellt im Vergleich zur Kündigung bereits das mildere Mittel dar. Der Arbeitgeber hat bei der Bewertung des Fehlverhaltens einen gewissen Beurteilungsspielraum.


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Bitte beachten Sie, dass die Beantwortung der FAQ Fragen keine individuelle Rechtsberatung ersetzen kann. Haben Sie konkrete Fragen oder Anliegen? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren – wir beraten Sie gerne.


Glossar - Fachbegriffe aus dem Arbeitsrecht

Glossar – Fachbegriffe kurz erklärt

Abmahnung

Eine schriftliche Rüge des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer wegen eines konkreten Fehlverhaltens. Sie dient als Warnung und Dokumentation und fordert zur Verhaltensänderung auf. Eine Abmahnung ist oft Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung, da der Arbeitnehmer zunächst die Chance zur Besserung erhalten muss. Rechtliche Grundlage ist §314 BGB in Verbindung mit der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

Beispiel: Ein Mitarbeiter kommt wiederholt zu spät zur Arbeit. Der Arbeitgeber mahnt dieses Verhalten schriftlich ab und weist auf arbeitsrechtliche Konsequenzen bei weiteren Verstößen hin.


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Entfernungsanspruch

Das gesetzliche Recht eines Arbeitnehmers, die Entfernung einer ungerechtfertigten Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen. Dies ist möglich, wenn die Abmahnung inhaltlich unberechtigt ist, formelle Mängel aufweist oder nach längerer Zeit ihre Warnfunktion verloren hat. Der Anspruch basiert auf §§ 242, 1004 BGB analog in Verbindung mit dem Persönlichkeitsrecht.

Beispiel: Eine zwei Jahre alte Abmahnung wegen einer einmaligen Verspätung kann bei sonst tadellosem Verhalten entfernt werden müssen.


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Personalakte

Eine systematische Sammlung von Dokumenten, die das Arbeitsverhältnis betreffen. Sie enthält wichtige Unterlagen wie Arbeitsvertrag, Zeugnisse, Beurteilungen und Abmahnungen. Der Arbeitgeber ist zur ordnungsgemäßen Führung verpflichtet. Arbeitnehmer haben nach §83 BetrVG ein Recht auf Einsicht und können Gegendarstellungen verlangen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte seine Personalakte einsehen, um zu prüfen, ob eine frühere Abmahnung noch darin enthalten ist.


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Kündigungsschutz

Gesetzliche Regelungen zum Schutz des Arbeitnehmers vor ungerechtfertigter Kündigung. Nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) muss eine Kündigung sozial gerechtfertigt sein. Bei verhaltensbedingter Kündigung ist meist eine vorherige Abmahnung erforderlich. Gilt in Betrieben mit mehr als 10 Mitarbeitern nach 6-monatiger Beschäftigung.

Beispiel: Ein Arbeitgeber kann nicht direkt kündigen, wenn ein Mitarbeiter einmalig gegen Arbeitsanweisungen verstößt, sondern muss zunächst abmahnen.

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Wichtige Rechtsgrundlagen


  • Kündigungsschutzgesetz (KSchG) § 1: Dieses Gesetz regelt den allgemeinen Kündigungsschutz für Arbeitnehmer in Betrieben mit mehr als zehn Mitarbeitern. Es stellt sicher, dass Kündigungen sozial gerechtfertigt sein müssen, beispielsweise durch betriebsbedingte, verhaltensbedingte oder personenbedingte Gründe. Im vorliegenden Fall ist die Abmahnung ein wichtiger Schritt, um eine verhaltensbedingte Kündigung rechtlich abzusichern.
  • Kündigungsschutzgesetz (KSchG) § Abmahnung als Voraussetzung: Eine Abmahnung dient als Warnung und Aufforderung zur Verhaltensänderung, bevor eine verhaltensbedingte Kündigung ausgesprochen werden kann. Sie soll dem Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, sein Verhalten zu korrigieren. Hier wird geprüft, ob die Beklagte die Abmahnung ordnungsgemäß und verhältnismäßig eingesetzt hat.
  • Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) § 102: Dieses Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber, den Betriebsrat vor der Aussprache einer Abmahnung zu informieren. Der Betriebsrat kann Stellung zu der Abmahnung nehmen und gegebenenfalls die Rechte des Arbeitnehmers schützen. Im vorliegenden Fall ist zu klären, ob der Betriebsrat ordnungsgemäß beteiligt wurde.
  • Arbeitsgerichtsgesetz (ArbGG) § 269: Dieser Paragraph regelt die Beweislast im Arbeitsgerichtsverfahren. Der Arbeitgeber muss beweisen, dass der Arbeitnehmer die vorgeworfenen Pflichtverletzungen tatsächlich begangen hat. Der Kläger bestreitet die Richtigkeit der in der Abmahnung dargestellten Fehler, weshalb die Beweisführung entscheidend ist.
  • Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) § 611a: Dieser Paragraph definiert den Arbeitsvertrag und die gegenseitigen Verpflichtungen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Er bildet die Grundlage für alle weiteren arbeitsrechtlichen Regelungen, einschließlich der Voraussetzungen und Folgen einer Abmahnung. Im vorliegenden Fall ist die genaue Auslegung der vertraglichen Pflichten des Klägers wesentlich für die Bewertung der Abmahnung.

Das vorliegende Urteil



Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz – Az.: 5 Sa 34/23 – Urteil vom 21.03.2024


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