Rechtliche Anforderungen an die digitale Personalakte

Welche gesetzlichen Vorgaben müssen Unternehmen bei der digitalen Verwaltung von Mitarbeiterdaten beachten?

Die digitale Personalakte ist ein zentrales Instrument der modernen Personalverwaltung. Sie ermöglicht eine effiziente und transparente Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben ist dabei von größter Bedeutung, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die gesetzlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) einhalten. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die rechtlichen Anforderungen und praktischen Umsetzungsmöglichkeiten im Zusammenhang mit digitalen Personalakten.

Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich verboten ist, es sei denn, es liegt eine der in Art. 6 Abs. 1 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen vor. Diese Rechtsgrundlagen sind:

• Einwilligung: der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Die betroffene Person muss freiwillig, informiert und unmissverständlich ihre Zustimmung zur Verarbeitung ihrer Daten geben.
• Vertragserfüllung: oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Die Verarbeitung ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder um auf Anfrage der betroffenen Person vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen.
• Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung: (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Die Verarbeitung ist erforderlich, um einer rechtlichen Verpflichtung nachzukommen, der der Verantwortliche unterliegt.
• Schutz lebenswichtiger Interessen: (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO): Die Verarbeitung ist notwendig, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen.
• Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse: oder in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO): Die Verarbeitung ist erforderlich, um eine Aufgabe zu erfüllen, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.
• Wahrung berechtigter Interessen: des Verantwortlichen oder eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Die Verarbeitung ist notwendig, um die berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.

Unternehmen müssen vor jeder Datenverarbeitung prüfen, ob eine der Rechtsgrundlagen nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO vorliegt, um die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sicherzustellen.

Rechte der Betroffenen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährt den betroffenen Personen umfassende Rechte, um ihre personenbezogenen Daten zu schützen und die Transparenz der Datenverarbeitung zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Rechten gehören:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ist dies der Fall, haben sie das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen, wie die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten und die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben sie auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen, auch mittels einer ergänzenden Erklärung.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft, wie z.B. der Wegfall des Verarbeitungszwecks oder der Widerruf der Einwilligung.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist, wie z.B. die Bestreitung der Richtigkeit der personenbezogenen Daten durch die betroffene Person.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Betroffene Personen haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche darf die personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen.

Diese Rechte sind essenziell, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und den betroffenen Personen Kontrolle über ihre Daten zu geben.

Datensicherheit

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt in Art. 32 fest, dass Verantwortliche und Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ergreifen müssen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Diese Maßnahmen sollen die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten sicherstellen. Zu den wichtigsten Maßnahmen gehören:

• Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten: Diese Maßnahmen tragen dazu bei, dass personenbezogene Daten ohne zusätzliche Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können. Verschlüsselung schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff, insbesondere bei der Übertragung und Speicherung.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste: Dies umfasst Maßnahmen wie Zugangskontrollen, Firewalls, Antivirenprogramme und regelmäßige Sicherheitsupdates, um die Systeme gegen unbefugten Zugriff und Schadsoftware zu schützen.
• Wiederherstellung der Verfügbarkeit und des Zugangs zu personenbezogenen Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall: Unternehmen müssen Notfallpläne und Backup-Lösungen implementieren, um sicherzustellen, dass Daten im Falle eines Zwischenfalls schnell wiederhergestellt werden können.
• Regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen: Unternehmen sollten regelmäßig Sicherheitsüberprüfungen und Audits durchführen, um die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen zu bewerten und gegebenenfalls anzupassen.
• Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter müssen regelmäßig über Datenschutz- und Datensicherheitsmaßnahmen informiert und geschult werden, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Sicherheitsrichtlinien und -verfahren einhalten.

Diese Maßnahmen sind essenziell, um die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten und den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

Ergänzende Regelungen zur DSGVO

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch spezifische Regelungen, die in Deutschland gelten. Diese Ergänzungen betreffen insbesondere die Verarbeitung von Beschäftigtendaten.

Nach § 26 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Dies umfasst auch die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten.

Ein wesentlicher Punkt ist, dass § 26 BDSG keine eigenständige Rechtsgrundlage darstellt, sondern immer in Verbindung mit den Rechtsgrundlagen der DSGVO, vornehmlich Art. 6 Abs. 1 DSGVO, zu lesen ist. Dies bedeutet, dass die Verarbeitung von Beschäftigtendaten stets auf einer der in der DSGVO genannten Rechtsgrundlagen beruhen muss.

§ 26 BDSG: Verarbeitung von Beschäftigtendaten

§ 26 BDSG regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten von Beschäftigten im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses. Diese Regelung ergänzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und bietet spezifische Vorschriften für den deutschen Kontext.

• Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Dies umfasst auch die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten.
• Einwilligung: Die Verarbeitung personenbezogener Daten kann auch auf der Einwilligung der betroffenen Person beruhen. Dabei ist besonders zu berücksichtigen, dass im Beschäftigungsverhältnis eine Abhängigkeit besteht, die die Freiwilligkeit der Einwilligung beeinflussen kann. Die Einwilligung muss daher freiwillig, informiert und unmissverständlich sein.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: § 26 Abs. 3 BDSG erlaubt die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) unter bestimmten Voraussetzungen, wie sie in Art. 9 Abs. 2 DSGVO festgelegt sind. Dies kann beispielsweise im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements oder zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Pflichten erforderlich sein.
• Verarbeitung außerhalb von Dateisystemen: § 26 Abs. 7 BDSG erweitert den Anwendungsbereich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, die nicht in einem Dateisystem gespeichert sind. Dies bedeutet, dass auch handschriftliche Notizen oder mündliche Informationen den datenschutzrechtlichen Bestimmungen unterliegen.

Diese Regelungen stellen sicher, dass die Verarbeitung von Beschäftigtendaten in Deutschland sowohl den Anforderungen der DSGVO als auch den spezifischen nationalen Vorschriften entspricht.

Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats

Informations- und Beteiligungsrechte

Bei der Einführung und Nutzung digitaler Personalakten spielt der Betriebsrat eine zentrale Rolle. Nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) hat der Betriebsrat umfassende Informations- und Beteiligungsrechte. Unternehmen sind verpflichtet, den Betriebsrat rechtzeitig und umfassend über die geplante Einführung digitaler Personalakten zu informieren. Dies umfasst sowohl die technischen Aspekte als auch die datenschutzrechtlichen Implikationen.

Der Betriebsrat hat das Recht, die Einführung digitaler Personalakten zu prüfen und gegebenenfalls Bedenken zu äußern. Er kann verlangen, dass ihm alle relevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden, um die Auswirkungen auf die Arbeitnehmer beurteilen zu können. Dies schließt auch die Möglichkeit ein, externe Sachverständige hinzuzuziehen, um eine fundierte Bewertung vorzunehmen.

Weiterhin hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung der digitalen Personalakten. Dies bedeutet, dass ohne seine Zustimmung keine verbindlichen Regelungen getroffen werden können. In der Praxis führt dies häufig zu Verhandlungen zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die in einer Betriebsvereinbarung münden.

Betriebsvereinbarungen

Betriebsvereinbarungen sind ein zentrales Instrument, um die Nutzung digitaler Personalakten rechtssicher zu gestalten. Sie regeln die konkreten Modalitäten der Datenverarbeitung und stellen sicher, dass die Interessen der Arbeitnehmer gewahrt bleiben. Eine Betriebsvereinbarung zur digitalen Personalakte sollte klare Regelungen zur Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung enthalten. Sie muss sicherstellen, dass die Datenschutzrechte der Mitarbeiter gewahrt bleiben und die Daten nur für die vorgesehenen Zwecke verwendet werden.

Wichtige Inhalte einer solchen Betriebsvereinbarung können unter anderem die Zugriffsrechte, die Aufbewahrungsfristen und die Maßnahmen zur Datensicherheit umfassen. Zudem sollte sie Regelungen zur Einsichtnahme und Berichtigung der Daten durch die Mitarbeiter enthalten. Eine gut ausgearbeitete Betriebsvereinbarung trägt dazu bei, Konflikte zu vermeiden und die Akzeptanz der digitalen Personalakte im Unternehmen zu erhöhen.

Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten sind in verschiedenen Gesetzen und Verordnungen geregelt. Diese Fristen variieren je nach Art der Dokumente und deren Bedeutung für das Arbeitsverhältnis. Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Fristen genau kennen und einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Lohn- und Gehaltsabrechnungen müssen gemäß § 257 HGB und § 147 AO für zehn Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

Arbeitsverträge und damit zusammenhängende Unterlagen, wie Änderungsverträge oder Abmahnungen, sollten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und darüber hinaus für drei Jahre aufbewahrt werden. Diese Frist ergibt sich aus der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB.

Bewerbungsunterlagen von abgelehnten Bewerbern müssen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) für sechs Monate aufbewahrt werden, um mögliche Diskriminierungsklagen abwehren zu können.

Urlaubsanträge und -nachweise sollten für zwei Jahre aufbewahrt werden, da dies der Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche nach § 195 BGB entspricht.

Krankmeldungen und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen sind für vier Jahre aufzubewahren, um den Nachweis der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall zu sichern.

Diese Fristen stellen sicher, dass Unternehmen im Falle von rechtlichen Auseinandersetzungen oder Prüfungen durch Behörden die notwendigen Nachweise erbringen können. Es ist daher unerlässlich, ein systematisches und rechtssicheres Aufbewahrungsmanagement zu implementieren.

Löschkonzept

Neben den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ist es für Unternehmen von großer Bedeutung, ein Löschkonzept für personenbezogene Daten in digitalen Personalakten zu entwickeln und umzusetzen. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Unternehmen, personenbezogene Daten zu löschen, sobald sie für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

Ein Löschkonzept sollte folgende Kernelemente enthalten:

• Festlegung von Löschfristen: Unternehmen müssen für alle in digitalen Personalakten gespeicherten Datenkategorien Löschfristen definieren. Diese sollten sich an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und den betrieblichen Erfordernissen orientieren.
• Regelmäßige Löschroutinen: Es sollten regelmäßige, automatisierte Löschroutinen implementiert werden, die sicherstellen, dass Daten nach Ablauf der festgelegten Fristen gelöscht werden. Manuelle Löschvorgänge sind fehleranfällig und aufwändig.
• Dokumentation der Löschvorgänge: Alle Löschvorgänge müssen sorgfältig dokumentiert werden, um im Falle einer Prüfung nachweisen zu können, dass die Löschpflichten eingehalten wurden.
• Verantwortlichkeiten und Schulungen: Es müssen klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung des Löschkonzepts definiert werden. Zudem sollten regelmäßige Schulungen für alle Mitarbeiter durchgeführt werden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten.
• Technische und organisatorische Maßnahmen: Unternehmen müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Sicherheit der Löschvorgänge zu gewährleisten. Dazu gehören beispielsweise Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Protokollierung.

Die Entwicklung und Umsetzung eines solchen Löschkonzepts ist essenziell, um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen und die Rechte der betroffenen Personen zu wahren. Es trägt dazu bei, die Datenbestände auf dem erforderlichen Minimum zu halten und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Sicherheitsmaßnahmen

Die Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit personenbezogener Daten erfordert die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOMs). Diese Maßnahmen umfassen unter anderem die Verschlüsselung von Daten, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffskontrollen sind ebenfalls essenziell, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugang zu sensiblen Daten haben. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Audits helfen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben, um die Datensicherheit kontinuierlich zu gewährleisten.

Dokumentation und Nachweisführung

Die DSGVO verlangt, dass Unternehmen die getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen dokumentieren und deren Wirksamkeit regelmäßig überprüfen. Dies umfasst die Erstellung von Protokollen über durchgeführte Sicherheitsmaßnahmen und deren Ergebnisse. Im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden muss das Unternehmen in der Lage sein, die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachzuweisen. Eine sorgfältige Dokumentation und regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen sind daher unerlässlich, um die Compliance sicherzustellen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Einsichtsrechte der Mitarbeiter

Recht auf Einsichtnahme

Mitarbeiter haben gemäß § 83 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, Einsicht in ihre Personalakte zu nehmen. Dieses Recht umfasst alle Dokumente, die in der Personalakte gespeichert sind, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen. Die Einsichtnahme muss in der Regel während der Arbeitszeit und in Anwesenheit eines Personalverantwortlichen erfolgen. Der Mitarbeiter kann auch verlangen, dass ihm Kopien der Dokumente ausgehändigt werden.

Verfahren zur Einsichtnahme

Die praktische Umsetzung der Einsichtnahme in digitale Personalakten erfordert klare Regelungen und technische Vorkehrungen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Software, die für die Verwaltung der digitalen Personalakten verwendet wird, eine einfache und sichere Einsichtnahme ermöglicht. Dies kann durch temporäre Zugriffsrechte realisiert werden, die es dem Mitarbeiter erlauben, nur die für ihn relevanten Dokumente einzusehen. Es ist wichtig, dass diese Zugriffsrechte genau definiert und protokolliert werden, um Missbrauch zu verhindern und die Datenschutzrechte der Mitarbeiter zu wahren.

Verantwortlichkeiten und Schulungen

Zuständigkeiten

Die klare Definition von Zuständigkeiten innerhalb eines Unternehmens ist essenziell, um den Datenschutz bei der Verwaltung digitaler Personalakten sicherzustellen. Verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutzvorschriften ist in der Regel der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens. Dieser muss sicherstellen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen gemäß der DSGVO und dem BDSG eingehalten werden. Dazu gehört auch die Überwachung der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die zur Sicherung der personenbezogenen Daten implementiert wurden.

Neben dem Datenschutzbeauftragten tragen auch die Personalabteilung und die IT-Abteilung eine wesentliche Verantwortung. Die Personalabteilung ist für die korrekte Erfassung, Verarbeitung und Speicherung der Personaldaten zuständig. Sie muss sicherstellen, dass nur die notwendigen Daten erhoben und verarbeitet werden und dass diese Daten korrekt und aktuell sind. Die IT-Abteilung ist für die technische Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen verantwortlich. Dies umfasst die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen diesen Abteilungen ist unerlässlich, um den Datenschutz umfassend zu gewährleisten. Regelmäßige Abstimmungen und gemeinsame Schulungen können dazu beitragen, dass alle Beteiligten über die aktuellen datenschutzrechtlichen Anforderungen informiert sind und diese in ihrer täglichen Arbeit berücksichtigen.

Verantwortlichkeiten und Schulungen

Schulungen und Sensibilisierung

Die regelmäßige Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter im Umgang mit digitalen Personalakten ist ein zentraler Bestandteil der Datenschutz-Compliance. Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, ihre Mitarbeiter regelmäßig über die datenschutzrechtlichen Anforderungen und die spezifischen Maßnahmen zur Sicherung personenbezogener Daten zu informieren.

• Ziele der Schulungen: Datenschutzschulungen sollen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Bedeutung des Datenschutzes verstehen und wissen, wie sie personenbezogene Daten korrekt und sicher verarbeiten. Dies umfasst die Kenntnis der rechtlichen Grundlagen, der internen Datenschutzrichtlinien und der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die im Unternehmen implementiert sind.
• Inhalte der Schulungen: Die Schulungen sollten praxisnah gestaltet sein und konkrete Anweisungen zum Umgang mit digitalen Personalakten enthalten. Wichtige Themen sind unter anderem die Rechte der betroffenen Personen, die korrekte Erfassung und Speicherung von Daten, die Maßnahmen zur Datensicherheit und die Verfahren zur Einsichtnahme und Löschung von Daten.
• Durchführung und Dokumentation: Datenschutzschulungen können in Form von Präsenzveranstaltungen, Webinaren oder E-Learning-Modulen durchgeführt werden. Es ist wichtig, dass die Teilnahme an den Schulungen dokumentiert wird, um im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden nachweisen zu können, dass die Schulungspflichten erfüllt wurden. Die Aufbewahrungsfrist für Teilnehmerlisten beträgt in der Regel drei Jahre.
• Sensibilisierung: Neben formalen Schulungen ist die kontinuierliche Sensibilisierung der Mitarbeiter von großer Bedeutung. Dies kann durch regelmäßige Informationsveranstaltungen, Newsletter oder Erinnerungen an die Datenschutzrichtlinien erfolgen. Ziel ist es, eine datenschutzfreundliche Unternehmenskultur zu fördern, in der der Schutz personenbezogener Daten als gemeinschaftliche Aufgabe verstanden wird.

Durch gut strukturierte Schulungen und kontinuierliche Sensibilisierungsmaßnahmen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die datenschutzrechtlichen Anforderungen kennen und in der Praxis umsetzen. Dies trägt wesentlich zur Einhaltung der DSGVO und zur Vermeidung von Datenschutzverletzungen bei.

Fazit

Die Einführung digitaler Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Effizienzsteigerung, Platz- und Ressourcenersparnis sowie eine verbesserte Datensicherheit. Dennoch müssen Unternehmen zahlreiche rechtliche Vorgaben beachten, um den Datenschutz und die Rechte der Mitarbeiter zu gewährleisten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bilden den rechtlichen Rahmen, innerhalb dessen digitale Personalakten geführt werden müssen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung einhalten, die Rechte der betroffenen Personen respektieren und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) implementieren. Dazu gehören unter anderem die Verschlüsselung von Daten, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen. Zudem ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens zu definieren und regelmäßige Schulungen für die Mitarbeiter durchzuführen.

Die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats spielen ebenfalls eine zentrale Rolle bei der Einführung digitaler Personalakten. Betriebsvereinbarungen können helfen, die Nutzung der digitalen Personalakte rechtssicher zu gestalten und die Interessen der Mitarbeiter zu wahren.

Schließlich müssen Unternehmen ein Löschkonzept entwickeln, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ordnungsgemäß gelöscht werden. Dies trägt dazu bei, die Datenbestände auf das erforderliche Minimum zu reduzieren und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Durch die Beachtung dieser rechtlichen und organisatorischen Anforderungen können Unternehmen die Vorteile digitaler Personalakten voll ausschöpfen und gleichzeitig die Datenschutzrechte ihrer Mitarbeiter wahren.