Reisekostenabrechnung und Reisekosten für Arbeitnehmer

Reisekostenabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags, vor allem für Arbeitnehmer.  Es kommt in der gängigen Praxis nicht selten vor, dass ein Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers auf eine Geschäftsreise gehen muss. Dementsprechend entstehen Reisekosten, die bei dem Arbeitgeber als Reisekosten abgerechnet werden können. Die Reisekostenabrechnung bedarf jedoch einer großen Sorgfalt und nicht jeder Arbeitnehmer weiß genau, welche Reisekosten überhaupt abgerechnet werden können und welche Rahmenkriterien im Zusammenhang mit den Kosten beachtet werden müssen. Zu den Reisekosten des Arbeitnehmers gehören etwa alle Aufwendungen, die ihm unmittelbar durch eine Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten und Fahrtnebenkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und weitere Reisenebenkosten.

Der Gesetzgeber definiert im deutschen Steuerrecht die Reisekosten als diejenigen finanziellen Aufwendungen, welche aufgrund von beruflich erforderlichen Reisen des Arbeitnehmers anfallen.

Die gesetzlich anerkannten Reisekosten im Überblick

• die Fahrtkosten des Arbeitnehmers
• die Mehraufwendungen für die Verpflegung des Arbeitnehmers
• die eventuell anfallenden Übernachtungskosten des Arbeitnehmers
• die weitergehenden Nebenkosten der Reise.

In vielen Fällen gibt es keine 1:1 Erstattung für den Verpflegungsmehraufwand. Sollte dies der Fall sein, so werden für gewöhnlich Pauschalbeträge seitens des Arbeitgebers abgerechnet, durch welche der Arbeitnehmer seine Kosten für die Verpflegung abdecken kann. Dies setzt allerdings zwingend die sogenannte Auswärtstätigkeit von dem Arbeitnehmer voraus. Als Auswärtstätigkeit wird eben jene Tätigkeit angesehen, welche nicht an dem üblichen Arbeitsort des Arbeitnehmers verrichtet wird.

Die entstehenden Fahrtkosten zu Unternehmensniederlassungen gelten als Sonderregelung. Diese Kosten dürfen von dem Arbeitnehmer für gewöhnlich nur dann mit dem Arbeitgeber abgerechnet werden, wenn es sich um einen weiteren Arbeitsweg als dem üblichen Arbeitsweg handelt. Die Zeit für den Weg zu dieser weiter entfernten Arbeitsstätte wird als Arbeitszeit definiert.

Für diese Verkehrsmittel kann ein Arbeitnehmer Reisekosten erstattet bekommen

Um den Status der Dienstreise als Auswärtstätigkeit zu erhalten, ist es erforderlich, dass das entsprechende Reiseziel sich außerhalb derjenigen Stadt befindet, in welchem das Unternehmen seinen Sitz hat. Ein Arbeitnehmer kann hierbei sowohl die Kosten für einen Flug als auch mit der Bahn sowie mit dem Schiff und der Fähre nebst dem eigenen Fahrzeug mit dem Arbeitgeber abrechnen. Gleichermaßen verhält es sich mit der Fahrt in der U-Bahn sowie dem Taxi an den entsprechenden Zielort. Hierbei sind jedoch lediglich diejenigen Kosten für eine Anreisemethode erstattet, welche zuvor mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Dies betrifft auch die entsprechende Komfortklasse bei der Anreisemethode. Sollte etwa ein Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer vereinbaren, dass die Anreise mit der Bahn als 2. Klasse-Fahrt vereinbart worden sein und der Arbeitnehmer wählt für die Anreise das eigene Fahrzeug, so berechtigt dies den Arbeitgeber zu einer Verweigerung der Reisekostenerstattung.

Der Arbeitnehmer muss die Kosten nachweisen

Damit es bei der Erstattung der Reisekosten für den Arbeitnehmer keine Probleme gibt, müssen sämtliche Belege im Zusammenhang mit den Reisekosten durch den Arbeitnehmer gesammelt werden. Der Grund hierfür liegt in dem Umstand, dass der Arbeitnehmer in der Nachweispflicht steht und dem Arbeitgeber die entsprechenden Belege im Original vorlegen muss.

Sollte ein Arbeitnehmer einen entsprechenden Beleg verloren haben, so kann auch ein sogenannter Eigenbeleg als Nachweis für die Kosten dem Arbeitgeber vorgelegt werden. Der Eigenbeleg muss dabei jedoch gewisse Mindestdaten enthalten.

Die Mindestdaten in einem Eigenbeleg im Überblick

• der Name sowie die Adresse von dem Arbeitnehmer
• der genaue Betrag der Rechnung
• der Betreff der Rechnung
• das Rechnungsdatum
• das Belegdatum
• die Unterschrift von dem Arbeitnehmer.

Problematisch für Arbeitgeber ist der Umstand, dass in einem Eigenbeleg keinerlei Angaben im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer vorhanden sind. Dementsprechend ist es für den Arbeitgeber auch nicht möglich, diese Belege als Betriebsausgaben steuermindernd einzusetzen. In zahlreichen Unternehmen gibt es für die Erstattung der Reisekosten entsprechend ausgearbeitete Formulare, die der Arbeitnehmer lediglich ausfüllen muss. Diese Formulare müssen dann ausgefüllt bei der Buchhaltung des Arbeitgebers oder auch der Personalabteilung eingereicht werden, wo letztlich auch die Abrechnung erfolgt. In der gängigen Praxis erfolgt die Abrechnung der Reisekosten im Zuge der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers.

Gibt es eine Bearbeitungsfrist für Arbeitgeber?

Der Gesetzgeber sagt, dass Arbeitgeber die Reisekostenabrechnungen der Arbeitnehmer zeitnah bearbeiten sollen. Der Arbeitnehmer tritt für diese Kosten in die Vorkasse und ist dementsprechend auf die Abrechnung durch den Arbeitgeber angewiesen. Empfehlenswert ist in diesem Zusammenhang ein sogenannter Spesenvorschuss, der auch in zahlreichen Unternehmen bereits gezahlt wird. Der Arbeitgeber selbst hat ebenfalls ein Interesse daran, dass die Abrechnung der Reisekosten sehr genau und zeitnah erfolgt, da im Zuge von Steuerprüfungen Ungenauigkeiten hohe Nachzahlungen für die Arbeitgeber zur Folge haben können.

Die Abrechnung der Fahrtkosten

Sollte ein Arbeitnehmer die Reise mittels eines Flugzeugs oder auch der Bahn absolvieren, so gestaltet sich die Reisekostenabrechnung als überaus simpel. Der Arbeitgeber erstattet den Preis für das Ticket. Die Abrechnung der Anreise mittels des eigenen Fahrzeugs des Arbeitnehmers ist da schon etwas komplexer. Es werden hierbei jedoch lediglich diejenigen Kosten abgerechnet, welche durch die Fahrt des Arbeitnehmers mit dem privaten Fahrzeug entstanden sind. Üblich ist hierbei, dass pro gefahrenem Kilometer ein Pauschalsatz von 30 Cent abgerechnet werden. Es gilt jedoch diesbezüglich lediglich die sogenannte einfache Strecke des Hinweges. Die Fahrt mit dem Motorroller oder dem Motorrad wird pauschal mit 20 Cent je gefahrenen Kilometer abgerechnet.

Die sogenannte Kilometerpauschale wurde in Deutschland von dem deutschen Gesetzgeber so vorgegeben. Eine weitergehende Anrechnung von Verschleißteilen oder auch Reparaturkosten sind jedoch nicht abrechnungsfähig.

Der Arbeitnehmer muss die günstigste Strecke nutzen

Arbeitnehmer sind dem reinen Grundsatz nach dazu angehalten, für die Fahrt die kürzeste Route zu wählen. Die Überprüfung durch den Arbeitgeber ist überaus simpel, da Routenplaner die Kontrolle ermöglichen. Hierbei muss jedoch bedacht werden, dass der Arbeitnehmer durch die Verkehrsbedingungen wie Behinderungen oder auch Staus dazu gezwungen sein kann, eine alternative Route zu nutzen. Unter diesen Umständen ist die Nutzung von alternativen Routen auch absolut legitim. Es muss sich jedoch dabei um sogenannte erhebliche Verkehrswidrigkeiten handeln.

Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes

Abhängig von den jeweiligen Absprachen, welche zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer getroffen wurden, können auch die sogenannten Verpflegungsmehraufwandskosten erstattungsfähig sein. Hierbei gibt es verschiedene Ansätze, die von einem Unternehmen gewählt werden können. Entweder stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer eine Mahlzeit ohne Kosten für den Arbeitnehmer zur Verfügung oder der Arbeitnehmer übernimmt einen zuvor festgelegten Eigenanteil an den jeweiligen Kosten. Es ist auch möglich, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen erstattet.

Die in Deutschland geltenden Verpflegungspauschalen im Überblick

• die Abwesenheit des Arbeitnehmers unterschreitet 8 Stunden: Es erfolgt keine Rückerstattung
• die Abwesenheit des Arbeitnehmers überschreitet 8 Stunden: Es gibt 12 EUR Verpflegungspauschale
• die Abwesenheit des Arbeitnehmers überschreitet 24 Stunden: Es gibt 24 EUR Verpflegungspauschale.

Als Reisenebenkosten kommen diejenigen Kosten in Betracht, welche für das Parken an dem Einsatzort für den Arbeitnehmer anfallen.

Reisenebenkosten – Belege alle aufbewahren

Es ist wichtig, alle Belege für angefallene Ausgaben aufzubewahren, von der Hotelrechnung bis zum Parkschein. Denn neben den Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet Ihnen Ihr Arbeitgeber alle Kosten, die im Zusammenhang mit der Reise und deren Zweck entstehen. Daher raten wir dringend dazu, sämtliche Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren.

Bei einer beruflichen Reise können weitere unerwartete Kosten bzw. Reisenebenkosten entstehen. So müssen etwa Park- oder Mautgebühren, Gebühren für dienstliche Telefonate oder Eintrittsgelder im Rahmen der beruflichen Tätigkeit bezahlt werden. Auch Gepäckaufbewahrungsgebühren, Verluste beim An- und Verkauf von Devisen sowie Schadenersatz im Falle eines Verkehrsunfalls können anfallen. Zudem ist es möglich, dass berufliche Gegenstände gestohlen werden oder auch persönliche und notwendige Reisegegenstände abhandengekommen sind. In jedem Fall sollte daher vorab überprüft werden, welche Kosten im Rahmen einer Reise entstehen können.

Beleg nicht mehr vorhanden? Dann erstellen Sie, wie oben bereits erwähnt, Ihren eigenen. Achten Sie darauf, dass alle wichtigen Informationen angegeben sind, sowie Ort und Datum vermerkt sind. Wurden die Kosten in der Reisekostenabrechnung berücksichtigt, legen Sie bitte die entsprechenden Belege bei und senden die Abrechnung an die zuständige Stelle im Unternehmen.

Streitigkeiten durch Absprachen vermeiden

Reisekostenabrechnungen sind nicht selten Gegenstand von Streitigkeiten zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer. Das Resultat ist dabei häufig, dass der Arbeitnehmer auf entsprechenden Kosten sitzen bleibt und diese nicht von dem Arbeitgeber erstattet werden. Dies ist natürlich für den Arbeitnehmer überaus ärgerlich und führt auch nicht selten zu einer Belastung des Arbeitsverhältnisses zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Dies lässt sich jedoch durch sehr genaue Absprachen im Vorfeld der Reise vermeiden.

Haben Sie Fragen zur Reisekostenabrechnung für Arbeitnehmer? Weigert sich Ihr Arbeitgeber, berechtigte Kosten zu erstatten? Dann wenden Sie sich an unseren Fachanwalt für Arbeitsrecht. Er berät Sie gerne in allen Fragen des Arbeitsrechts. Fragen Sie nach unserer Ersteinschätzung.