Verschwiegenheitserklärung für Arbeitnehmer

In jedem Unternehmen gibt es die sogenannten Unternehmensinterna, die lediglich denjenigen Mitarbeitern bekannt sind, die in diesem Unternehmen beruflich tätig sind. Unter den Oberbegriff Unternehmensinterna, die auch allgemein hin als Geschäftsgeheimnisse bekannt sind, können viele Aspekte des Unternehmens fallen. Seien es betriebsinterne Arbeitsabläufe oder auch bestimmte Eigenheiten im Hinblick auf Produkte oder Dienstleistungen, das Unternehmen an sich kann sich durch spezielle Eigenheiten von der Konkurrenz unterscheiden.

Es ist dementsprechend nicht verwunderlich, dass jede Firma ein besonderes Interesse daran hat, die Geschäftsgeheimnisse zu schützen. In Deutschland gibt es sogar mit dem Geschäftsgeheimnisgesetz (GeschGehG) eine gesetzliche Grundlage für die Verschwiegenheit. In der gängigen Praxis nutzen die Unternehmen sogenannte Verschwiegenheitserklärungen, die sie sich von den Arbeitnehmern oder auch sämtlichen anderen Personen, die geschäftlich mit der Firma in Kontakt kommen, unterschreiben lassen.

Klärung des Konzepts: Was ist eine Verschwiegenheitserklärung?

Das Konzept der Verschwiegenheitsverpflichtung beruht dem reinen Grundsatz nach nicht auf dem GeschGehG. Obgleich die gesetzliche Grundlage für die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen in diesem Gesetz zu finden ist, so beruht die Erklärung zur Verschwiegenheit auf der gesetzlichen Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), da es sich um eine vertragliche Vereinbarung zwischen dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer handelt.

Dementsprechend unterliegt die Verschwiegenheitserklärung auch der Vertragsfreiheit und kann frei zwischen den Vertragsparteien ausgehandelt werden. Für beide Seiten hat die Erklärung jedoch eine rechtliche Bindung, sodass Verstöße dagegen auch entsprechend geahndet werden können.

Das Geschäftsgeheimnis: Definition und wirtschaftliche Relevanz

Maßgeblich für die Definition des Geschäftsgeheimnisses ist der § 2 Abs. 1 Nr. 1 GeschGehG. Durch diesen Paragrafen wird festgelegt, welche Information in Bezug auf das Unternehmen als Geschäftsgeheimnis gewertet wird und welche nicht. Der Gesetzgeber hat hierfür Kriterien festgelegt, die als erfüllt anzusehen sein müssen. Bei einem Geschäftsgeheimnis handelt es sich um eine Information, die allgemein hin nicht als leicht zugänglich oder öffentlich bekannt gilt und die aus diesem Umstand heraus ihren Wert bezieht. Überdies ist es zwingend erforderlich, dass der Inhaber des Geheimnisses mit geeigneten Maßnahmen den Schutz der Information unternimmt und der Inhaber auch ein berechtigtes Interesse daran hat, dass diese Information geheim bleibt. Dieses berechtigte Interesse kann auch wirtschaftlicher Natur sein, da Geschäftsgeheimnisse wie beispielswese die genaue Zusammensetzung eines Produkts eine deutliche Abgrenzung zur Konkurrenz darstellt und dem Unternehmen gegenüber der Konkurrenz einen wirtschaftlichen Vorteil einbringt. Ein anschauliches Beispiel hierfür ist das genaue Rezept des Produkts „Coca-Cola“. Bis zu dem heutigen Tag ist dieses Rezept ein Geschäftsgeheimnis und schützt das Produkt vor Nachahmung.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung: Strafen und Rechtsfolgen

Die Konsequenzen, denen sich ein Arbeitnehmer im Fall der Nichteinhaltung der Erklärung zur Verschwiegenheit stellen muss, können unterschiedlich ausfallen. Je nachdem, wie schwerwiegend der Verstoß ist, können Geldstrafen oder auch die fristlose Kündigung drohen. Sollte dem Arbeitgeber durch den Verstoß sogar ein wirtschaftlicher Schaden entstanden sein, ist es auch denkbar, dass sich der Arbeitnehmer gegenüber dem Arbeitgeber schadensersatzpflichtig macht.

Notwendigkeit und Nutzen: Wann und für wen ist eine Verschwiegenheitserklärung sinnvoll?

Die Verschwiegenheitserklärung ist in vielen Fällen überaus sinnvoll. Gerade für große Unternehmen, die weltweit wirtschaftlich erfolgreich tätig sind und deren Erfolg von den Geschäftsgeheimnissen abhängig ist, stellt sich die Erklärung zur Verschwiegenheit in der gängigen Praxis als ein notwendiges Instrument dar. Die Verpflichtung zum Schweigen muss sich jedoch in der gängigen Praxis nicht zwingend auf das Produkt des Unternehmens beziehen. Sie kann sich auch auf den Datenschutz der Arbeitnehmer, die in dem Unternehmen tätig sind, beziehen. In der gängigen Praxis wird durch diese Erklärung jeder einzelne Mitarbeiter des Unternehmens geschützt.

Langjährige Geschäftsbeziehungen und die Rolle der Verschwiegenheitserklärung

Die Erklärung zur Verpflichtung der Verschwiegenheit ist insbesondere bei neuen Geschäftsbeziehungen, bei denen das Unternehmen den neuen Mitarbeiter oder externen Geschäftspartner noch nicht kennt, von besonderer Bedeutung. Daher gehört die Unterzeichnung der Erklärung zu den Standardverfahren in jedem Unternehmen. Bei langjährigen Geschäftspartnern, deren Verträge zeitbasiert sind und die stetig neu verlängert werden, kann im Verlauf der Zeit darauf verzichtet werden. Dies setzt allerdings ein besonderes Vertrauensverhältnis des Unternehmens zu dem Geschäftspartner voraus.

Die richtige Formulierung: Form und Inhalt einer Verschwiegenheitserklärung

Die Erklärung muss auf jeden Fall in schriftlicher Form vorliegen. Inhaltlich sollte sie so genau wie möglich formuliert sein, damit es in einem etwaigen späteren Gerichtsverfahren eine gute Beweisbarkeit gibt. In der Erklärung sollte der volle Umfang der schützenswerten Geheimnisse sowie die Folgen eines Verstoßes genau aufgeführt werden. Überdies muss auch der Wirkungsumfang sowie die Dauer der Bindung an die Erklärung enthalten sein. Auch das Unternehmen, das als Inhaber der Geheimnisse gilt sowie der zur Verschwiegenheit verpflichtete Part muss enthalten sein.

Praxisbeispiel: Eine beispielhafte Verschwiegenheitserklärung

Ort, Datum,
Name der zur Verschwiegenheit verpflichteten Person
Name des Unternehmens

Mit dieser Erklärung verpflichtet sich die Person, gegenüber dritten Personen die Verschwiegenheit hinsichtlich sämtlicher Geschäftsabläufe sowie Produktionsprozesse, inklusive sämtlicher Zusammensetzungen der Produktionsergebnisse sowie Mitarbeiterdaten der in dem Unternehmen tätigen Mitarbeiter, zu wahren. Im Falle eines Verstoßes gegen diese Erklärung werden seitens des Unternehmens rechtliche Schritte gegen die zur Verschwiegenheit verpflichteten Person eingeleitet. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit bezieht sich auf sämtliche Aussagen sowie Bild- und Videomaterial, welches dritten Personen zugänglich gemacht wird.

Unterschrift der Person, die zur Verschwiegenheit verpflichtet wird

Geltung und Anwendung: Wann und wie die Verschwiegenheitserklärung greift

Die Pflichten aus der Verschwiegenheitserklärung greifen von dem Moment der Unterzeichnung an bis zu dem Zeitpunkt, an dem das Geschäftsverhältnis zwischen dem Unternehmen und dem Unterzeichnet endet. In einigen Fällen gilt die Verschwiegenheit auch über das Beschäftigungsverhältnis hinaus. Die unterzeichnende Person kann jedoch auch von der Verschwiegenheitsverpflichtung entbunden werden, wenn etwa eine gerichtliche oder polizeiliche Aussage getätigt werden muss. In derartigen Fällen ist jedoch die vorherige Zustimmung des Unternehmens zwingend erforderlich.

Nach Beendigung der Beziehung: Was passiert mit den Informationen?

Es ist in der gängigen Praxis natürlich schwerlich möglich, von einer Person das „Vergessen“ von wichtigen Informationen respektive Geschäftsgeheimnissen zu erwarten / zu verlangen. Bei besonders schützenswerten Informationen ist es in der gängigen Praxis daher üblich, dass die Verschwiegenheitsverpflichtung nicht mit der Beendigung des Geschäftsverhältnisses / Arbeitsverhältnisses endet. In derartigen Fällen endet die Verpflichtung zur Verschwiegenheit erst dann, wenn sie explizit durch eine sogenannte Auflösungsvereinbarung beiderseitig beendet wird. Unterbleibt dieser Schritt, so bleibt der Geschäftspartner respektive Arbeitnehmer zeit seines Lebens zum Schweigen verpflichtet und kann für Verstöße gegen diese Verpflichtung von dem Unternehmen in die rechtliche Verantwortung genommen werden.

Juristische Aspekte: Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Die gesetzliche Grundlage für die Erklärung zur Verschwiegenheit stellt das BGB dar und dementsprechend sind die Paragrafen des BGB auch als geltendes Recht anwendbar. Die Form des anwendbaren Rechts orientiert sich dabei jedoch sehr stark an dem Inhalt der Erklärung. Als Gerichtsstand gilt stets der Geschäftssitz des Unternehmens respektive der Einsatzort des Geschäftspartners / Arbeitnehmers. Hat ein Unternehmen sehr viele Filialen oder Zweigstellen, so ist für die Durchsetzung etwaiger Ansprüche des Unternehmens das regional zuständige Gericht zuständig. Die sachliche Zuständigkeit des Gerichts ist von dem Umfang der Erklärung sowie den etwaigen Folgen abhängig.

Expertenmeinung: Die Rolle eines Fachanwalts für Arbeitsrecht

Die Verpflichtung zum Schweigen ist eine ernst zu nehmende Verpflichtung für jeden Geschäftspartner des Unternehmens sowie auch den Arbeitnehmern, die in dem Unternehmen tätig sind. In der gängigen Praxis kann es jedoch immer wieder vorkommen, dass Geheimnisse verraten werden. Dies muss nicht einmal zwingend mit Vorsatz geschehen. Auch wenn ein derartiger Verstoß fahrlässig oder leichtfertig begangen wird, schützt dies den Pflichtinhaber nicht vor rechtlichen Konsequenzen. Sollte dies der Fall sein, ist es unerlässlich, dass rechtsanwaltliche Hilfe in Anspruch genommen wird. Unser Fachanwalt für Arbeitsrecht kann hierbei wertvolle Dienste leisten. Auch für Unternehmen, die ihre Ansprüche geltend machen möchten, steht unser Fachanwalt für Arbeitsrecht sehr gerne zur Verfügung.

Fazit und Handlungsempfehlungen: Verschwiegenheitserklärungen im Arbeitsalltag

Ein gutes altes Sprichwort sagt, dass Reden Silber und Schweigen Gold ist. Dieses Sprichwort kommt sowohl im privaten Bereich als auch in der Geschäftswelt in der gängigen Praxis zur Anwendung. Für gewöhnlich sichern sich die Unternehmen dahin gehend ab, als dass von Geschäftspartnern oder von neuen Arbeitnehmern die Unterzeichnung einer Verpflichtung zur Verschwiegenheit in schriftlicher Form verlangt wird. Obgleich die gesetzliche Idee dieser Verpflichtung auf dem Grundsatz des Geschäftsgeheimnisgesetzes (GeschGehG) beruht, so basiert die Verschwiegenheitsverpflichtung auf der gesetzlichen Grundlage des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Der Grund hierfür liegt in dem Umstand, dass es sich um eine vertragliche Vereinbarung zwischen den beiden Vertragspartnern handelt. Diese Vereinbarung unterliegt der Vertragsfreiheit und kann frei verhandelt werden. Dementsprechend orientieren sich die Konsequenzen eines Verstoßes stark an dem Inhalt der Erklärung. Wer in den Besitz von Geschäftsgeheimnissen gelangt und zuvor eine Erklärung zur Verschwiegenheit unterschrieben hat, sollte diese Erklärung sehr ernst nehmen. Im Zweifel kann das Unternehmen rechtliche Schritte einleiten, sodass rechtsanwaltliche Hilfe zwingend erforderlich wird.

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