Wer trägt die Kosten bei einem Bewerbungsgespräch?

Wer hat die Kosten bei einer Bewerbung zu tragen

In Deutschland suchen derzeitig rund 3,4 Prozent der Bundesgesamtbevölkerung nach einer Arbeitsstelle. Diese Suche nach einer Arbeitsstelle ist in der Regel verbunden mit einer Vielzahl von Bewerbungen, was natürlich mit einem immens hohen Kostenaufwand verbunden ist. Neben den Kosten für die Bewerbungsunterlagen fällt dabei auch ein nicht unerheblicher Anteil der Kosten auf die Fahrt zu einem Vorstellungsgespräch, sodass gerade weit entfernte Arbeitsstellen für viele Arbeitssuchende schier unerschwinglich sind. Die Frage nach der Kostenübernahme ist daher überaus interessant und zudem in der gängigen Praxis ein wenig missverständlich. Zwar schreiben sehr viele Arbeitgeber direkt in die Stellenbeschreibung mit hinein, dass Bewerbungskosten nicht übernommen werden können, doch ist diese Handhabung nicht immer gesetzeskonform. Fakt ist, dass es für die Kostenübernahme bei Bewerbungskosten eine klare gesetzliche Verankerung gibt.

Wichtig: Vielen Bewerbern ist im Vorfeld überhaupt nicht bewusst, dass ein potenzieller Arbeitgeber zur Kostenübernahme der Bewerbungskosten verpflichtet ist. Als Voraussetzung hierfür gilt eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Die sogenannten erstattungsfähigen Kosten belaufen sich dabei sowohl auf die Fahrtkosten des Bewerbers sowie die Kosten für eine etwaig erforderliche Übernachtung.

Andere Praxis

Sicherlich ist der Umstand stimmig, dass ein Bewerber in einem Bewerbungsverfahren bei seinem potenziellen neuen Arbeitgeber auf jeden Fall einen guten Eindruck hinterlassen möchte. Dies verändert ein wenig die gesetzliche Realität, da sich der Bewerber zum Zeitpunkt des Bewerbungsverfahrens mit dem Unternehmen nicht auf Augenhöhe zu befinden scheint. Einige Unternehmen nutzen diese psychologische Situation dann jedoch dazu aus, um sich um ihre gesetzlichen Verpflichtungen im Hinblick auf die Bewerbungskosten herum zu bewegen. Der Gesetzgeber sagt, dass grundsätzlich bei einer schriftlichen Einladung zu einem Vorstellungsgespräch auch direkt Hinweise über den Umfang der Kostenerstattung beizufügen sind. Dieser Umstand bietet den Unternehmen jedoch zahlreiche Möglichkeiten für Gestaltungsspielräume, die oft auch sehr großzügig zugunsten des Unternehmens von dem potenziellen Arbeitgeber ausgelegt werden.

Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es bei der Kostenerstattung für das Vorstellungsgespräch

Der Gesetzgeber sagt, dass ein Bewerber Anspruch auf die Kostenerstattung für das Vorstellungsgespräch hat. Die Voraussetzung hierfür ist, dass die offene Stelle von dem Unternehmen öffentlich ausgeschrieben und dass der Bewerber sich auf diese ausgeschriebene Stelle schriftlich beworben hat. Um den Kostenerstattungsanspruch zu begründen, muss zudem eine schriftliche Einladung des Unternehmens zu dem Bewerbungsgespräch erfolgen. Wird der Termin zum Vorstellungsgespräch von dem Bewerber wahrgenommen, so ist auch dann ein Anspruch auf Kostenübernahme gegeben, wenn der Bewerber die zu besetzende Stelle am Ende nicht erhält. Dies bedeutet, dass auch im Fall einer Absage eine Kostenerstattung erfolgen muss. Hierbei gibt es jedoch eine wesentliche Einschränkung, welche sich auf den Umfang der Kostenerstattung für die Bewerbungskosten bezieht. Es besteht grundsätzlich nur ein Anspruch auf die Übernahme der sogenannten notwendigen Auslagen, welche unter den Gesamtumständen auch wirklich zwingend erforderlich waren. Aus Sicht des Bewerbers bedeutet dies, dass im Vorfeld des Bewerbungsverfahrens die Frage gestellt werden muss, ob wirklich alle Auslagen für die Bewerbung auch hätten zwingend sein müssen.

Der Umgang der Kostenübernahme und der vollständige Ausschluss

In der gängigen Praxis wird sehr gern von potenziellen Arbeitgebern der Passus verwendet, dass Bewerbungskosten grundsätzlich nicht übernommen werden können. Aus rechtlicher Sicht ist dies durchaus unter gewissen Umständen möglich. Für den Arbeitnehmer bedeutet dies, dass die Bewerbung vollständig eigenständig übernommen werden muss und dass mit der Bewerbung auch ein gewisses finanzielles Risiko verbunden ist. Kosten für die Bewerbung können in einem derartigen Fall nicht geltend gemacht werden. Damit diese Praxis seine gesetzliche Rechtfertigung erhält, ist ein potenzieller Arbeitgeber jedoch dazu verpflichtet, in der Einladung zu dem Vorstellungsgespräch explizit darauf hinzuweisen. Erfolgt ein derartiger Hinweis nicht hat ein potenzieller Arbeitgeber keine Berechtigung dazu, dem Bewerber die Bewerbungskosten zu verweigern. Im Zuge der Einladung zu einem Vorstellungsgespräch kann der Umfang der Kostenübernahme für die Bewerbung auch begrenzt werden. Weist der potenzielle Arbeitgeber darauf hin, dass lediglich die Kosten für die Anreise in einer gewissen Art und Güte (beispielsweise Anreise per Bahn, zweiter Klasse) erstattet werden. Sofern ein Bewerber aus Komfort- oder Zeitgründen dann beispielsweise eine Flugreise zu dem Vorstellungsgespräch wählt können die zusätzlichen Kosten für diese Anreise dann nicht bei dem potenziellen Arbeitgeber geltend gemacht werden.

In der gängigen Praxis wird die Art und Güte der Kostenübernahme von den Bewerbungskosten eng mit der zu besetzenden Position im Unternehmen verknüpft. Ein reiner Angestellter wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht die gleichen Kosten für die Bewerbung erstattet bekommen wie ein leitender Angestellter, der eine Schlüsselfunktion in dem Unternehmen ausfüllen soll. Im Hinblick auf den Fachkräftemangel in den Unternehmen gehen jedoch sehr viele potenzielle Arbeitgeber dazu über, einen Anreiz für die Bewerbung mittels Kostenübernahme der Bewerbungskosten zu geben. Nicht selten werden dem Bewerber sogar Hotel- nebst Verpflegungskosten im Zuge der Bewerbung angeboten. Für diese Kostenübernahme muss der Bewerber jedoch sehr viele Fachqualifikationen mitbringen und sozusagen von vielen Firmen umworben sein.

Es ist nicht zwingend für die Kostenübernahme der Bewerbungskosten erforderlich, dass die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch direkt unmittelbar von dem potenziellen Arbeitgeber erfolgt. In der gängigen Praxis ist es durchaus auch üblich, dass sogenannte Headhunter oder Personaldienstleister mit dem Recruiting eines Unternehmens beauftragt werden und diese dann mit den potenziellen Bewerberkandidaten in Kontakt treten. Im Zuge dieser Maßnahmen übernehmen diese Stellen dann auch den praktischen Teil des Bewerbungsprozesses und geben entsprechend Einladungen für Vorstellungsgespräche im Namen des potenziellen Arbeitgebers heraus. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf den Anspruch auf Kostenübernahme der Bewerbungskosten, da die Personaldienstleister bzw. Headhunter die Recruiting-Maßnahme im Auftrag des Unternehmens bzw. potenziellen Arbeitgebers durchgeführt haben. Auch in diesem Fall jedoch muss im Vorfeld ein eindeutiger Hinweis im Hinblick auf die Kostenübernahme erfolgen. Unterbleibt dieser Hinweis besteht ein Anspruch auf die Übernahme der entstandenen Kosten.

Wichtig: Es ist unabhängig, von wem die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erfolgt. Bewerber sollten allerdings wissen, dass nicht der Personaldienstleister oder der Headhunter diese Kosten dann schuldet, sondern dass der Anspruch auf Kostenübernahme der Bewerbungskosten bei dem jeweiligen Unternehmen geltend gemacht werden müssen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass ein unaufgefordertes Erscheinen zu einem Vorstellungsgespräch keinen Anspruch auf die Übernahme der Bewerbungskosten begründet. Ohne Einladung des potenziellen Arbeitgebers besteht auch keine Erstattungspflicht.

Ein Anspruch auf einen Ersatz der Bewerbungskosten kann selbstverständlich verjähren. Als Verjährungsfrist hat der Gesetzgeber einen Zeitraum von drei Jahren festgelegt. Es gibt jedoch auch gewisse Fallsituationen, in denen der Anspruch auf Erstattung der Bewerbungskosten gleich direkt nach der Vorstellung entfällt. Ein gutes Beispiel hierfür sind falsche Angaben des Bewerbers im Hinblick auf seine Qualifikation. Hat ein Bewerber versucht, den potenziellen Arbeitgeber durch ein „Schönen“ des eigenen Lebenslaufs zu täuschen, so besteht grundsätzlich kein Anspruch auf eine Erstattung der Bewerbungskosten. Gleiches gilt auch, wenn die Kostenübernahme bereits durch eine andere Stelle – beispielsweise die Agentur für Arbeit – zugesagt wurde. In diesem Fall darf ein Bewerber die Kosten für die Vorstellung von dem potenziellen Arbeitgeber nicht noch einmal geltend machen.