Das Verfassen einer Kündigung ist ein wesentlicher Schritt im Berufsleben. Es ist entscheidend, dass das Kündigungsschreiben korrekt formuliert und strukturiert ist, um Missverständnisse zu vermeiden und die eigene Professionalität zu wahren.
In diesem Artikel stellen wir eine Checkliste bereit, die Ihnen hilft, alle wesentlichen und optionalen Elemente eines Kündigungsschreibens zu berücksichtigen.
✔ Checkliste für das Kündigungsschreiben
Zwingend notwendige Elemente:
- Briefkopf: Name und Adresse des Arbeitnehmers und Arbeitgebers.
- Wichtige Daten: Datum des Kündigungsschreibens und das Enddatum des Arbeitsverhältnisses.
- Betreffzeile: Muss das Wort „Kündigung“ enthalten.
- Persönliche Anrede: An die zuständige Person oder Abteilung.
- Kündigungserklärung: Im ersten Satz nach der Anrede.
- Kündigungsfrist: Genauigkeit des Datums, an dem der Arbeitsvertrag endet.
- Bestätigung: Aufforderung zur schriftlichen Bestätigung der Kündigung und des Austrittsdatums, Anfrage nach einem Arbeitszeugnis.
- Unterschrift: Handschriftliche Originalunterschrift ist erforderlich.
Optionale Elemente:
- Kündigungsgrund: Kann, muss aber nicht angegeben werden.
- Danksagung: Ein Zeichen des Respekts und der Professionalität.
- Zusätzliche Anfragen: Z. B. nach Übertragung des Resturlaubs, Arbeitszeugnis oder besonderen Vereinbarungen.
Diese Checkliste stellt sicher, dass Ihr Kündigungsschreiben alle rechtlichen und formellen Anforderungen erfüllt und gleichzeitig Ihre berufliche Integrität wahren hilft.
Übersicht:
Benötigen Sie Hilfe beim Kündigungsschreiben?
Bei der Kanzlei Kotz stehen wir Ihnen zur Seite, um sicherzustellen, dass Ihr Kündigungsschreiben alle rechtlichen Anforderungen erfüllt. Als erfahrene Fachanwälte für Arbeitsrecht bieten wir umfassende Unterstützung in allen arbeitsrechtlichen Fragen.
Unsere Leistungen umfassen die Überprüfung von Kündigungsschreiben sowie die Vertretung vor Arbeitsgerichten. Mit unserer jahrzehntelangen Erfahrung und einer persönlichen und engagierten Beratung unterstützen wir Sie in verschiedenen Bereichen des Arbeitsrechts.
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Rechtliche Rahmenbedingungen und erforderliche Formalien
Das korrekte Verfassen eines Kündigungsschreibens ist nicht nur eine Frage der Form, sondern auch eine rechtliche Notwendigkeit. Es gibt spezifische gesetzliche Vorschriften, die beachtet werden müssen, um die Wirksamkeit und Rechtmäßigkeit der Kündigung zu gewährleisten.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Gemäß § 622 BGB ist es entscheidend, die Kündigungsfristen genau zu beachten. Diese Fristen variieren je nach Arbeitsvertrag und Betriebszugehörigkeit und sind zwingend einzuhalten. Sie sorgen dafür, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ausreichend Zeit haben, sich auf die Veränderungen einzustellen.
Erforderliche Formalien und Inhalte
Ein Kündigungsschreiben muss – wie bereits oben erwähnt – schriftlich erfolgen, und die eigenhändige Unterschrift des Kündigenden ist unerlässlich (gemäß § 623 BGB).
Elektronische Formen der Kündigung wie E-Mails oder über Messenger wie Telegram, Signal oder WhatsApp sind nicht zulässig. Das Schreiben sollte klar und unmissverständlich formuliert sein und folgende Elemente enthalten:
- Adressat: Die Kündigung muss an die richtige Adresse und an die zuständige Person gerichtet sein (Tipps im nächsten Absatz).
- Absender: Vollständige Angaben des Arbeitnehmers.
- Datum: Das Datum, an dem das Schreiben verfasst wird.
- Kündigungswille: Klare Erklärung, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird.
- Unterschrift: Eigenhändige Unterschrift des Kündigenden.
Der richtige Adressat für die Kündigung
Beim Verfassen einer Kündigung ist es wichtig, den richtigen Adressaten auszuwählen. Generell gilt, dass die Kündigung an den Arbeitgeber gerichtet wird, wie im Arbeitsvertrag festgelegt.
Um sicherzugehen, kann das Schreiben jedoch sowohl an den direkten Vorgesetzten als auch an die Leitung der Personalabteilung gesendet werden. Diese Vorgehensweise bietet zusätzliche Sicherheit, dass das Kündigungsschreiben die richtigen Personen erreicht.
Nicht nötig: Begründung beim Kündigen des Arbeitsvertrages
In der Regel ist die Angabe eines Kündigungsgrundes bei einer fristgemäßen Kündigung des Arbeitsvertrages nicht erforderlich. Es gibt jedoch Ausnahmen, wie bei der Kündigung von Auszubildenden nach der Probezeit, bei Schwangerschaft, oder wenn spezifische arbeitsvertragliche oder tarifvertragliche Regelungen vorliegen.
In diesen Fällen kann eine Begründung rechtlich notwendig sein. Auch bei einer fristlosen Kündigung kann der Arbeitgeber eine Begründung verlangen, um die Rechtmäßigkeit zu überprüfen.
Formulierungsbeispiel: Muster für eine Kündigung
Es ist hilfreich, sich an Beispiel-Formulierungen zu orientieren, um sicherzustellen, dass das Kündigungsschreiben sowohl professionell als auch rechtlich korrekt verfasst wird. Diese Beispiele können als Anleitung dienen, sollten jedoch an die individuelle Situation angepasst werden.
[Ihr Name]
[Ihre Straße]
[PLZ Wohnort]
Datum: TT.MM.JJJJ
[Unternehmensname]
[Ansprechpartner/Personalabteilung]
[Unternehmen Straße]
[PLZ Ort]
Betreff: Kündigung des Arbeitsvertrages
Sehr geehrte/r Herr/Frau *Name des Ansprechpartners*,
hiermit kündige ich das mit Ihnen bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum TT.MM.JJJJ oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt.
Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung und auch das Datum, zu dem das Arbeitsverhältnis beendet ist.
[Optionaler Zusatz: Ich bitte Sie um die Ausstellung eines qualifizierten berufsfördernden Arbeitszeugnisses, das meine Leistungen und Fähigkeiten detailliert darstellt.]
[Optional: Ich möchte mich herzlich für die produktive und angenehme Zusammenarbeit bedanken.]
Mit herzlichen Grüßen
[Ihr Name + Unterschrift]
Den oberen Text können Sie einfach per Copy and Paste in dem Texteditor Ihrer Wahl kopieren. Alternativ lässt sich das Muster für dieses Kündigungsschreiben hier als Word-Dokument oder hier als PDF-Vorlage downloaden.
Zustellung des Kündigungsschreibens
Die Zustellung des Kündigungsschreibens ist ein wichtiger Schritt, um dessen rechtliche Wirksamkeit zu garantieren. Verschiedene Methoden stehen zur Verfügung:
- Persönliche Übergabe: Direkt und ermöglicht sofortiges Feedback, aber kann emotional herausfordernd sein.
- Postversand per Einschreiben: Sichert den Nachweis der Zustellung, insbesondere bei Einschreiben mit Rückschein.
Wichtig anzumerken:
Eine Kündigung muss schriftlich erfolgen und eine handschriftliche Unterschrift des Kündigenden enthalten. Eine Kündigung, die mündlich oder über digitale Kanäle wie E-Mail oder Fax ausgesprochen wird, gilt nicht als wirksam und führt nicht zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Kündigungsfristen für Arbeitnehmer
Prüfen Sie die Kündigungsfristen, die in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt sind. Sollte der Vertrag keine speziellen Fristen enthalten, gilt die standardmäßige gesetzliche Kündigungsfrist.
Die gesetzliche Kündigungsfrist umfasst einen Zeitraum von vier Wochen und kann zum 15. eines Monats oder zum Monatsende hin angewandt werden.
Verlängerte Kündigungsfrist
Die Dauer der Betriebszugehörigkeit beeinflusst die Länge der gesetzlichen Kündigungsfrist bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber. Mit zunehmender Betriebszugehörigkeit verlängert sich diese Frist entsprechend.
Hier finden Sie eine entsprechende Liste:
- 2 Jahre Betriebszugehörigkeit: 1 Monat Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 5 Jahre Betriebszugehörigkeit: 2 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 8 Jahre Betriebszugehörigkeit: 3 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 10 Jahre Betriebszugehörigkeit: 4 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 12 Jahre Betriebszugehörigkeit: 5 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 15 Jahre Betriebszugehörigkeit: 6 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
- 20 Jahre Betriebszugehörigkeit: 7 Monate Kündigungsfrist zum Ende eines Kalendermonats.
Diese Fristen gelten für Kündigungen, die vom Arbeitgeber ausgehen, abhängig von der Dauer der Beschäftigung im Unternehmen (Quelle).
Wichtig: Keine verlängerten Fristen für Arbeitgeber
Ein weitverbreiteter Irrtum betrifft die verlängerten Kündigungsfristen: Diese erweiterten Fristen sind nur auf Kündigungen durch den Arbeitgeber anzuwenden, nicht auf die des Arbeitnehmers. Unabhängig von der Betriebszugehörigkeit bleiben die Kündigungsfristen für Arbeitnehmer konstant, also immer vier Wochen zum 15. des Monats oder zum Monatsende.
Wir unterstützen Sie!
Die Kanzlei Kotz, mit ihrem Fachanwalt für Arbeitsrecht Herrn Kotz, bietet kompetente Unterstützung beim Verfassen von Kündigungsschreiben. Sie zeichnet sich durch umfassende Erfahrung im Arbeitsrecht aus und bietet individuelle Beratung für Ihre arbeitsrechtlichen Belange.
Wenn Sie professionelle Hilfe bei der Erstellung eines rechtssicheren Kündigungsschreibens benötigen, steht die Kanzlei Kotz bereit, Sie zu unterstützen – hier unverbindlich anfragen.
